Laskutusedustaja ylläpitää asiakastietokantoja, laskuja ja hoitaa laskutusasioihin liittyvää viestintää. Monet apuohjelmat, lääkäriasemat ja vastaavat palveluntarjoajat käyttävät laskutusedustajia laskutus- ja maksujärjestelmiensä hallintaan. Tähän työhön ei tyypillisesti sisälly erityisiä koulutusvaatimuksia lukion tutkintotodistuksen lisäksi, vaikka jotkut toimistot odottavat asianmukaista kokemusta hallinnollisesta tuesta ja laskutuksesta. Työmahdollisuudet voivat vaihdella kokemuksen, koulutuksen ja alueen mukaan.
Kun uusia asiakkaita tai asiakkaita saapuu, laskutusedustaja rekisteröi heidät, kerää perustiedot, tallentaa ne ja ottaa huomioon mahdolliset erityiset huolenaiheet. Tämä voi sisältää vakuutusten tai muiden maksuohjelmien kautta saatavat palvelut. Laskutusedustajat voivat tarjota neuvontaa, varoittaa ihmisiä velvollisuuksistaan, kun he ottavat vastaan tuotteita ja palveluita, ja tarjota neuvoja kulujen pienentämiseksi. Jos esimerkiksi lääkäriasemalla olevalla asiakkaalla on vakuutus, laskutusasiamies voi neuvoa hankkimaan etukäteen luvan tietyille toimenpiteille tai hoidoille.
Kun yritys tarjoaa palveluja, laskutusasiamies luo laskut ja lähettää ne asianomaiselle osapuolelle. Tämä voi olla vakuutusyhtiö, palveluita tarjoava valtion virasto, työnantaja tai muu yhteisö. Laskun erääntyvä loppuosa on asiakkaan vastuulla. Laskutusedustajat voivat työskennellä maksusuunnitelmien ja muiden toimenpiteiden kanssa suurten ja odottamattomien laskujen käsittelyyn. He pitävät asiakastilit hyvässä asemassa ja pitävät yhteyttä asiakkaisiin, joilla on erääntynyttä saldoa, lisätäkseen mahdollisuuksia kerätä saldo kokonaan.
Tämä työ voi sisältää vakuutusten todentamisen, tarkastukset asiakkaiden vakuutuksen varmistamiseksi ja vakuutuksen luonteen määrittämiseksi. Laskutusedustajien on ehkä tunnettava koodauskäytännöt, joita käytetään palveluiden ja menettelyjen tunnistamiseen standardoidun järjestelmän avulla. Joissakin tapauksissa sama yritys voi käyttää useita järjestelmiä sen mukaan, minne lasku menee. Vakuutusyhtiöillä voi olla esimerkiksi omia koodeja, jotka on syötettävä oikein maksujen vastaanottamiseksi.
Laskutusasiamiehen vastuulla voi olla myöhästyneiden asiakastilien ensimmäinen perintä. Tämä voi sisältää oikeiden yhteystietojen luomista, maksuvaatimusten esittämistä ja maksutapoja koskevien tietojen antamista. Jos asiakkaat eivät vastaa keräysyrityksiin, yritys voi luovuttaa ne maksua vastaan kolmannelle osapuolelle, joka käyttää aggressiivisempia käytäntöjä. Keskittymällä pelkästään kokoelmiin, toisin kuin laskutuksen edustaja, joka hoitaa erilaisia tehtäviä, kolmas osapuoli voi pystyä nostamaan keräysastetta.