Tietokannat toimivat keskeisenä tietovarastona, johon valtuutetut ohjelmat tai verkkopalvelut voivat käyttää, lisätä tai muokata. Tietokantojen ylläpitäjiksi kutsutut ammattilaiset ovat vastuussa näiden erikoisohjelmistopalvelimien asentamisesta ja ylläpidosta. Tietokannan järjestelmänvalvojan työkalut ovat erikoisohjelmia, joiden avulla he voivat käyttää, muokata ja päivittää tietokantaohjelmistoja ja kokoonpanoja.
Tietokoneohjelmoinnin maailmassa palvelin on ohjelma, jonka tarkoituksena on tarjota tietoa muille ohjelmistoille, joita kutsutaan asiakkaiksi. Palvelin voi toimia omalla koneellaan, johon asiakkaat pääsevät Internetin tai paikallisen verkon kautta. Palvelin voi toimia myös taustaohjelmana samalla koneella kuin asiakasohjelmat. Tietokantaohjelmisto toimii palvelimena, joka kuuntelee tietyssä portissa saapuvia yhteyksiä asiakasohjelmista, jotka haluavat käyttää hallussaan olevia tietoja.
Tietokannan ylläpitotyökalut, joita ammattilaiset käyttävät ylläpitämään käynnissä olevia tietokantoja, ovat erillisiä ohjelmia eivätkä ole osa tietokantaohjelmistoa. Tietokannan ylläpitäjät käyttävät näitä työkaluja komentojen antamiseen, joihin tietty tietokantaohjelmisto on ohjelmoitu, tunnistamaan ja vastaamaan vastaavalla toiminnolla. Vaikka näiden komentojen tarkka syntaksi vaihtelee eri tietokantaohjelmistojen välillä, niitä käyttämällä voidaan suorittaa seuraavia toimintoja:
kirjautumistietojen lisääminen ja poistaminen ohjelmien avulla voidaan kirjautua tiettyyn tietokantaan
lisätä tietokantoja tai poistaa tietokantoja palvelimelta
lisätä tai poistaa yksittäisiä taulukoita tietokannasta
muuttaa taulukon asettelua
muokata yksittäisiä tietoja
Näillä apuohjelmilla voi olla täydelliset graafiset käyttöliittymät tai ne voivat olla tekstipohjaisia pääteohjelmia. Tekstipohjaista käyttöliittymää käyttävät tietokannan järjestelmänvalvojan työkalut edellyttävät käyttäjän kirjoittavan täyden syntaksin jokaiselle ylläpitokomennolle. Ohjelmat, joissa on täysi graafinen käyttöliittymä, antavat käyttäjille mahdollisuuden määrittää komentoja napsauttamalla painikkeita ja valitsemalla erilaisia vaihtoehtoja, minkä jälkeen ne kääntävät toiminnon tarvittavaksi syntaksiksi komennolle tietokantaan.
Tietokannan järjestelmänvalvojan työkaluihin kuuluu myös ohjelmisto, jonka avulla voit kirjautua tietokoneeseen etänä ja suorittaa järjestelmäkomentoja. Nämä ovat tarpeen silloin, kun järjestelmänvalvojan on päivitettävä tietokantaohjelmisto, joka toimii koneessa, jossa ei ole tietokoneen näyttöä tai graafista käyttöliittymää. Jotta järjestelmänvalvoja voi asentaa päivityksen, hänen on pysäytettävä tietokantapalvelin, mikä on kuin käynnissä olevan sovelluksen sulkeminen. Etäkirjautumisohjelmiston avulla tietokannan järjestelmänvalvoja voi käyttää tietokonetta, jossa tietokanta on käynnissä, pysäyttää tietokantapalvelimen, päivittää ohjelmiston ja käynnistää tietokantaohjelmiston uudelleen.