Palkanvalvojina työskentelevät ihmiset ovat usein vastuussa työntekijöiden työtuntien seurannasta ja siitä, että heille maksetaan sen mukainen palkka. Nämä ammattilaiset voivat myös olla vastuussa organisaation käyttämien palveluiden, kuten materiaalitoimitusten, seurannasta ja siitä, että myyjät ja toimittajat maksavat palveluistaan. Joissakin tapauksissa palkanvalvojan voidaan odottaa toimivan kirjanpitäjänä. Hän on vastuussa siitä, että kaikille työntekijöille maksetaan valtion virastojen asettamien lakien ja määräysten mukaiset palkat. Näissä tilanteissa palkanvalvoja voi myös osallistua tarkastus- ja budjetointiprosesseihin.
Yritysten pätevyysvaatimukset palkkausvalvojiltaan vaihtelevat sen mukaan, minkä tehtävän suorittamisesta ne vastaavat. Esimerkiksi yritykset, joissa palkanvalvojan on syötettävä vain tietoja työntekijöiden työtunneista, saattavat tarvita vain osakkuusyrityksen tutkinnon tai kokemuksen tietojen syöttämisestä toimistoympäristössä. Organisaatioissa, joissa palkanvalvojien odotetaan toimivan kirjanpidon tai taloussuunnittelun osastojen jäseninä, heillä on usein oltava muodollinen akateeminen koulutus rahoituksen tai kirjanpidon kaltaisilla aloilla. Nämä korkeamman tason palkkojen ylläpitäjät voivat hyötyä myös monien vuosien kokemuksesta kirjanpito- tai palkkahallinnon osastoista sekä ansaita ammattilaisten kirjanpitotodistuksia.
Suuri osa palkanvalvojan työstä sisältää tietojen syöttämisen ja tarkistamisen sen varmistamiseksi, että ne ovat johdonmukaisia. Toisin sanoen palkanvalvojat voivat mitata todellisia kustannuksia arvioitujen arvioiden perusteella ja määrittää, miten ja miksi nämä arvot voivat poiketa toisistaan. On myös tavallista, että palkanvalvoja asettaa budjetit ja arviot työstä ja varmistaa, että työntekijät käyttävät oikeita tunteja.
Kun palkanvalvoja työskentelee taksilla, limusiinilla tai muulla kuljetuspalvelulla, hän on vastuussa kuljettajatietojen keräämisestä ja syöttämisestä. Tällainen ammattilainen voi käyttää mittareita tai ohjelmistoja määrittääkseen, kuinka pitkälle kuljettaja matkusti ja kuinka monta matkustajaa hän nousi. Järjestelmänvalvoja voi sitten laskea, kuinka paljon organisaatio on velkaa kuljettajille heidän palveluistaan.
On tavallista, että palkanvalvoja toimii neuvottelijana. Kun tällainen ammattilainen on vastuussa toimittajien ja muiden palveluntarjoajien maksamisesta, hän voi varmistaa, että sopimuksen ehtoja noudatetaan ja että kustannukset ja palveluehdot ovat molempia osapuolia tyydyttäviä. On myös normaalia, että palkkahallinnon palkkahallinto auttaa työntekijöitä, jotka uskovat saavansa alipalkkaa tai jotka haluavat luvan ylitöihin.