Puheenkirjoittaja on joku, joka valmistaa puheita jonkun muun esittämään. Monet puheenkirjoittajat työskentelevät poliittisella sektorilla ja hoitavat puheenvuorojen kirjoittamisen valtion virkamiehille. He voivat työskennellä myös liike -elämässä ja tehdä yhteistyötä toimitusjohtajien ja muiden julkisuuden henkilöiden kanssa, jotka haluavat apua puheiden ja esitysten valmistelussa. Tämäntyyppinen työ edellyttää laajaa osaamista ja tietämystä sekä halua olla taustalla, koska puheenkirjoittajia tunnustetaan harvoin.
Vaikka monet ihmiset ymmärtävät, että puheenkirjoittajia käytetään puheiden valmisteluun ja että monia julkisia puheita ei ole kirjoittanut henkilö, joka pitää puheen, puheenkirjoittaja tunnistetaan harvoin nimenomaisesti. Yleisön jäsenet saattavat olla tietoisia puheenkirjoitusryhmän olemassaolosta, koska ei ole harvinaista, että yksittäinen henkilö työllistää useita puheenkirjoittajia, mutta ryhmän jäsenille ei yleensä myönnetä yksittäisiä puheita.
Puheen kirjoittaja aloittaa tapaamisen puheen pitäjän kanssa keskustellakseen yleisöstä, puheen tavoitteesta ja välitettävistä kohdista. Näitä asioita ajatellen puheenkirjoittaja laatii puheen, joka sisältää halutut kohdat. On tärkeää löytää oikea sävy sekä yleisölle että puhujalle, sillä virkamiehet haluavat ylläpitää johdonmukaista julkisuutta. Puheenkirjoittaja voi integroida erilaisia ”allekirjoitus” -linjoja tai retoriikkaa, jotka ihmiset yhdistävät esimerkiksi puhujaan.
Kun luonnos on valmisteltu, se voidaan lähettää virkamiehelle arvioitavaksi ja muistiinpanot palautetaan oikaisupyyntöjen mukana. Joskus koko puhe on romutettava ja kirjoitettava uudelleen, ja toisissa tapauksissa puheenkirjoittaja tarvitsee vain tehdä joitain muutoksia. Kun puhe on täysin valmis toimitettavaksi, kopiot voidaan levittää medialle ja puhe voidaan ladata teleprompteriin tai vastaavaan laitteeseen käytettäväksi puheen aikana.
Retoriikan ja oratorion taito on puhujan tärkeä taito, mutta ei ainoa. Näiden ammattilaisten on myös tunnettava laaja kirjo kysymyksiä ja pystyttävä kääntämään monimutkaiset tiedot yleisön ymmärtämiin termeihin. Monilla puheenkirjoittajilla on tausta vapaista taiteista ja humanistisista tieteistä, mutta he voivat lähestyä uraansa myös tieteistä. Puheenkirjoitustiimin tapauksessa eri taitoja omaavia ihmisiä voidaan sovittaa erilaisiin tarpeisiin, mikä varmistaa, että puhe on valmisteltu työhön parhaiten sopivan henkilön toimesta.