Henkilösihteeri on henkilö, joka tyypillisesti työskentelee henkilökohtaisesti esimiehensä kanssa, usein joku johtaja tai pienyrittäjä, joka tarvitsee henkilökohtaista sihteeriä ja avustajaa päivittäiseen työhönsä. Tämän seurauksena jokaisella, joka haluaa tulla henkilökohtaiseksi sihteeriksi, on oltava aikaisempaa työkokemusta hallinnollisesta avusta. Koulutus voi myös auttaa; paikalliset ja paikalliset oppilaitokset tarjoavat usein todistus- tai tutkinto -ohjelmia tullakseen ammattimaiseksi hallintoavustajaksi. Sinun on myös oltava ystävällinen, lähtevä persoonallisuus voidaksesi tulla henkilökohtaiseksi sihteeriksi, koska olet todennäköisesti vuorovaikutuksessa monien ihmisten kanssa päivittäin.
Jokaisen, joka haluaa tulla henkilökohtaiseksi sihteeriksi, termiä käytetään usein vaihdellen henkilökohtaisen avustajan kanssa, tulisi alkaa hankkia kokemusta toimistoympäristöstä mahdollisimman pian. Kaikki yritysjohtajat, jotka haluavat palkata henkilökohtaisen sihteerin, haluavat olla varmoja siitä, että hän tietää, mitä hän tekee, ja voivat olla vuorovaikutuksessa kohteliaasti ja ammattitaitoisesti ihmisten kanssa. Joku, jolla on kokemusta hallintoavustajana, osaa myös käyttää erilaisia toimisto- ja tietokonelaitteita, ylläpitää arkistointijärjestelmiä ja hänellä on muita taitoja, kuten puhelimeen vastaaminen tai aikataulujen luominen.
Lisäksi voit myös yrittää tulla henkilökohtaiseksi sihteeriksi hankkimalla lisäkoulutusta tällä alalla. Yhteisön oppilaitokset tai kauppakorkeakoulut voivat tarjota todistuksia sihteeri- ja toimistohallintotöissä. Lisäksi verkossa on saatavilla monia ohjelmia, jotka saattavat olla helpompi sovittaa kiireiseen aikatauluun. Tämäntyyppinen kasvatustyö voi näyttää hyvältä ansioluettelossa ja voi tehdä todennäköisemmäksi, että saat korkeamman palkan, kun todella palkataan jonnekin. Yleensä olisi hyvin harvinaista, että kukaan voisi tulla henkilökohtaiseksi sihteeriksi ilman vähintään ylioppilastutkintoa.
Haastattelussa tullaksesi henkilökohtaiseksi sihteeriksi haluat pukeutua ammattimaisesti sekä näyttää ystävälliseltä, pätevältä ja kohteliaalta. Valmistaudu haastatteluun esittämällä esimerkkejä siitä, kuinka olet onnistunut tällaisessa työssä aiemmin. On tärkeää, että sinulla on erinomaiset viestintätaidot ja halu oppia uusia asioita. Pääsääntöisesti on tärkeää, että jokainen sihteerinä työskentelevä henkilö on motivoitunut ja kykenee työskentelemään itsenäisesti ilman jatkuvaa valvontaa tai ohjausta; Useimmat työnantajat eivät halua viettää paljon aikaa uuden sihteerin kouluttamiseen.