Virtuaalinen johtaja-avustaja on ulkopuolinen, tyypillisesti freelance-hallinnollinen ammattilainen. Hän suorittaa samat vastuut ja tehtävät kuin perinteinen johtotason hallintoavustaja yhdellä suurella varauksella. Virtuaaliset avustajat, mukaan lukien apulaiset, jotka palvelevat johtoasiakkaita, hoitavat kaikkia hallinnollisia tai sihteeritehtäviä, jotka eivät vaadi fyysistä läsnäoloa. Toisin kuin perinteiset johtajien avustajat, virtuaalinen johtaja -avustaja työskentelee syrjäisellä paikalla itsenäisenä urakoitsijana useille johtajille ja pienyritysten omistajille samanaikaisesti.
Keskeiset erot perinteisen johtajan avustajan ja virtuaalisen avustajan välillä ovat sijainti ja johtajan ja avustajan välinen työsuhde. Nykyaikaisen tekniikan, kuten sähköpostin, tuottavuusohjelmistojen ja virtuaalisten kokousominaisuuksien, myötä maantieteellinen sijainti ei ole enää este. Avustajat voivat elää kilometrejä, jopa mantereita, edustamastaan johtajasta. Lisäksi virtuaalisen johtajan avustajan ja johtajan välisen työntekijän ja työnantajan välisen suhteen sijaan suhde on palveluntarjoaja ja asiakas.
Ammattijärjestöjen, kuten International Association of Administrative Professionals (IAAP), mukaan hallinnollisia avustajia on kahdenlaisia. Perinteiset sihteerit ja lähtötason hallinnolliset avustajat hoitavat sellaisia tehtäviä kuin kalenterit ja aikataulutus, painetun ja suullisen viestinnän valmistelu, asiakirjojen ja arkistointijärjestelmien ylläpito, matkajärjestelyjen järjestäminen sekä kokousohjelmien ja sitä tukevien asiakirjojen järjestäminen. Verrattuna johtajien avustajat hoitavat samoja tehtäviä johtajille ja ylemmän tason johtajille sekä ylläpitävät korkeampaa vastuuta, kuten pieniä liiketoimintapäätöksiä johtajan puolesta. Johtavista avustajista voi erityistilanteesta riippuen olla vastuussa myös monia muita tehtäviä, kuten uutiskirjeiden valmistelu, online -johtajan profiilitietojen päivittäminen tai verkkosivuston ylläpito.
Harvat virtuaaliassistentit tekevät samoja eroja yleisen hallinnollisen avun ja johtotason hallinnollisen avun välillä, kuten paikan päällä olevilla hallintoammattilaisilla. Pienyrityksen omistajana virtuaalinen avustaja tekee sopimuksen kahden tai useamman asiakkaan kanssa tarjotakseen mitä tahansa tukipalveluita, joita yrityksen omistaja tai johtaja tarvitsee. Useimmat asiakkaat etsivät ulkopuolista avustajaa, joka pystyy palvelemaan missä tahansa avustavassa ominaisuudessa, mukaan lukien virtuaalinen johtaja-avustaja. Erikoistuneet taidot, kuten sosiaalisen median alustojen käyttö, monimutkaisten verkkosivustojen luominen, kirjanpito ja muut taidot, ovat yleisiä virtuaalisten avustajien keskuudessa.
Jokainen virtuaalinen avustuskäytäntö tarjoaa erilaisia palvelutasoja, -hintoja ja -palvelutyyppejä tiettyjen kohdemarkkinoiden perusteella. Onnistuneilla virtuaaliassistenteilla on muutakin kuin hallinnollisia tukitaitoja. Markkinointitiedot, pienyritysten talouden hallinta, kyky ulkoistaa projekteja sekä avustajalle että asiakkaille sekä vankka ymmärrys sosiaalisesta mediasta ja vastaavista uusista tekniikoista ovat välttämättömiä. Virtuaalisten avustajien hinnat perustuvat tyypillisesti tunteihin tai tarjotaan kiinteäpalkkaisina, kuten kirjanpitäjät ja lakimiehet.