Prosessikonsultti on henkilö, joka edistää sovittelun kautta myönteisiä ryhmätyön tuloksia. Konsultin roolia ryhmädynamiikassa voidaan verrata liikennepoliisin rooliin vilkkaassa kaupungin risteyksessä. Upseeri arvioi ajoneuvojen volyymit, tunnistaa olemassa olevat ja mahdolliset pullonkaulat ja ohjaa liikenteen tasaisen ja jatkuvan virtauksen saavuttamiseksi osallistumatta kuljettajaan. Prosessikonsultit arvioivat ryhmäprosesseja ja tunnistavat logistiset ongelmat, ihmissuhteet, hierarkiset pullonkaulat ja huonosti tai epäselvästi määritellyt tavoitteet ja neuvovat ryhmää sen mukaisesti. Menestyvän prosessikonsultin tulee olla perehtynyt asiaankuuluvaan teollisuuteen, hänellä on oltava psykologian perusteet ja hänen pitäisi mieluiten olla rauhallinen ja analyyttinen.
Useimmat avustamattomat ryhmätyöt törmäävät ongelmiin jossain vaiheessa, jossa he ovat riippumatta siitä, kuinka päteviä tai taitavia tiimi voi olla, he eivät vain voi ”nähdä metsää puilta”. Näiden umpikujien syyt ovat erilaisia, mutta tyypillisesti ne sisältävät henkilökohtaisia kiistoja, huonosti määriteltyjä tavoitteita ja eturistiriitoja. Kun nämä tilanteet ilmaantuvat, ryhmän jäsenet kärsivät useimmiten siitä, että prosessin “tunnelin visio” on liian lähellä tilannetta tunnistaakseen juuriongelman. Tässä vaiheessa prosessikonsultista tulee korvaamaton voimavara tiimin dynamiikalle.
Prosessikonsultti tarkkailee ryhmien vuorovaikutusta ja ponnisteluja etänä ja tunnistaa kompastuskivet, jotka perustuvat vakaaseen tietoon käsillä olevasta prosessista sekä ihmissuhteiden ja ryhmävuorovaikutuksen toiminnasta. Konsultin tehtävänä on tunnistaa ongelmat, neuvoa ryhmää niiden olemassaolosta ja ehdottaa mahdollisia ratkaisuja. Konsultti voi toimia suoraan sovittelijana henkilökohtaisissa konflikteissa, mutta muuten hän vain ehdottaa toimintatapoja tai tunnistaa kompastuskivet, mikä antaa ryhmälle mahdollisuuden ratkaista ongelmat itse. Tämä etäisyys on säilytettävä koko ajan, koska suora osallistuminen varsinaiseen ongelmanratkaisuprosessiin poistaa prosessikonsultin puolueettomuuden kriittisestä asemasta.
Prosessikonsulttikandidaattien koulutusvaatimuksia koskevat hyväksytyt maailmanlaajuiset määritelmät ovat vain vähän. Ihannetapauksessa tästä kriittisestä aiheesta kiinnostuneilla tulisi olla vähintään vankka tausta psykologiasta ja vahvat analyyttiset taidot. Hyödyllisiä lisäkursseja tähän tehtävään ovat pienryhmäopetus ja kokemuksellinen koulutus. Rauhallinen ja keskittynyt persoonallisuus on myös välttämätöntä, koska konsultin on pysyttävä mahdollisimman puolueettomana, hillittömänä ja kaunopuheisena aina, varsinkin kun ehdotukset tai havainnot herättävät ryhmässä tulta.