Lääketieteellinen transkriptoija laatii lääkärin muistiinpanot virallisiksi, laillisiksi asiakirjoiksi. Lääketieteellisiä transkriptoijia kutsutaan myös transkriptionisteiksi. He voivat työskennellä lääkärin vastaanotolla tai sairaalassa tai omassa kodissaan. Voidakseen työskennellä kotoa lääkärin transkriptoijalla tai transkriptorilla on yleensä ensin kokemus paikan päällä. Jotkut online -lääketieteelliset transkriptioyritykset palkkaavat transkriptoijia työskentelemään kotoa minimaalisen, mutta todistetun kokemuksen ja pätevyyden avulla.
Raportoimalla joko transkription valvojalle tai suoraan lääkärille, lääketieteellinen transkriptoija voi muuttaa käsin kirjoitetut muistiinpanot ja sanelun kirjoitetuiksi asiakirjoiksi. Aina kun lääkäri tutkii potilaan tai ohjaa hänet erikoislääkäriin tai testauslaboratorioon, istunto on dokumentoitava. Lääkäri tekee tyypillisesti muistiinpanoja potilaan vierailun aikana ja tallentaa sitten tiedot äänilaitteisiin. Perinteisesti käytettiin kasettinauhuria, mutta nykyään puhelinsovellustekniikka voi lähettää lääkärin ääniviestin suoraan transkriptoijan tietokonepalvelimelle. Vastaanotettuaan lääketieteellinen transkriptionisti kuuntelee viestin ja kirjoittaa tiedot asiakirjoihin äänitiedoston toiston aikana.
Käyttämällä nopeita ja tarkkoja konekirjoitustaitoja lääketieteellisten transkriptorien ei tarvitse vain luottaa koulutukseensa, jotta he voivat sisällyttää oikean terminologian, mutta myös lopettaa sanelutallennuksen ja käyttää tarvittaessa viitemateriaalia. Heillä voi olla sekä online -lääketieteellisiä lehtiä että oppikirjoja aiheista, kuten anatomiasta tai farmakologiasta. Lääketieteellisen transkriptoijan on myös kiinnitettävä huomiota oikeinkirjoituksen, kieliopin ja välimerkkien käyttämiseen. Valmiiden raporttien on oltava ammattimaisia, vaikka ne olisivatkin lyhyitä muistiinpanoja lääketieteelliseen kaavioon.
Valmiiden transkriptioiden palauttaminen määräaikaan on transkriptorille tärkeää. Potilastietoja on päivitettävä jatkuvasti, mutta lääkäreiden, sairaanhoitajien ja avustajien on kuitenkin niiden saatavilla. Jos lääketieteellinen transkriptoija toimii esimiehen alaisuudessa, tämä henkilö tarkistaa valmiiden asiakirjojen oikeellisuuden. Jos transkriptoija työskentelee suoraan lääkärin kanssa, tehtävät on tarkistettava perusteellisesti useita kertoja ennen valmiiden asiakirjojen toimittamista. Useimmat lääketieteelliset transkriptoijat pitävät kirjaa kaikista tehtävistä, joihin on merkitty aloitus- ja päättymispäivät.
Potilaan luottamuksellisuuden säilyttäminen aina on ehdottoman pakollista lääketieteelliselle transkriptorille. Olitpa sitten kotoa transkriptiopalvelussa tai suoraan lääkärin vastaanotolla tai sairaalassa, lääketieteelliset tiedot ovat sekä lain että etiikan mukaan luottamuksellisia. Koulutettu, pätevä lääkintähenkilöstö, mukaan lukien transkription tekijät ja avustajat, voi tarkastella ja käsitellä potilastietoja, mutta ei saa keskustella niistä luvattomien henkilöiden kanssa.