Asiakirjojen indeksoijan tehtävä on lajitella ja luokitella asiakirjoja, jotta ne voidaan helposti hakea myöhempää tarkastelua varten. Nämä henkilöt voivat työskennellä erilaisissa olosuhteissa, mukaan lukien valtion virastot, sairaalat ja yliopistot. Tämän työn hoitaminen vaatii yleensä erittäin organisoitunutta ja kykenevää työskentelemään itsenäisesti. Yleisesti ottaen asiakirjahakemiston työtehtäviin kuuluu uusien asiakirjojen lajittelu, olemassa olevien asiakirjojen hakeminen, tarpeettomien asiakirjojen poistaminen, tiedusteluihin vastaaminen ja erilaisten toimistotehtävien suorittaminen.
Yksi asiakirjojen indeksoijan tärkeimmistä tehtävistä on lajitella uudet asiakirjat ja sijoittaa ne oikeille paikoilleen. Esimerkiksi jos hän työskentelee yliopistossa, asiakirjojen indeksoija saattaa luokitella opiskelijatiedot ja lajitella ne aakkosjärjestykseen. Jos hän työskentelee oikeustalossa, hän saattaa selvittää rikosrekisterit. Tämä käytäntö edellyttää yksilön noudattavan työpaikan ohjeita ja ylläpitävän tarkkuutta. Väärälle alueelle sijoitettu asiakirja voi aiheuttaa ongelmia tulevaisuudessa.
Myös olemassa olevien asiakirjojen noutamisella on suuri merkitys tässä tehtävässä. Aina kun henkilön on tarkasteltava asiakirjaa, asiakirjojen indeksoijan vastuulla on saada se nopeasti. Yliopiston tapauksessa hänen on ehkä haettava opiskelijan tiedostot määrittääkseen, mitkä luokat on suoritettava seuraavalla lukukaudella. Siksi on niin tärkeää, että asiakirjojen indeksoija järjestää ja luokittelee kaikki asiakirjat oikein.
Sotkun estämiseksi ja järjestyksen ylläpitämiseksi tarpeettomien asiakirjojen poistaminen on toinen työtehtävä. Tämä tarkoittaa tyypillisesti eroon vanhentuneista asiakirjoista, jotka eivät ole enää merkityksellisiä. Esimerkki voisi olla opiskelijarekisterien poistaminen opiskelijan valmistuttua. Joissakin tapauksissa nämä tiedostot siirretään erilliseen roskakoriin. Toisissa asiakirjojen indeksoija tuhoaa ne yrityksen protokollan mukaisesti.
Tämän lisäksi hänen on usein vastattava tiettyjä asiakirjoja koskeviin tiedusteluihin. Tämä voi sisältää kysymyksiä yleisöltä, työtovereilta tai esimiehiltä. Tässä tapauksessa asiakirjojen indeksoijan on löydettävä oikea asiakirja ja annettava vastauksia. Tämä työn osa vaatii yksilöltä tiettyjä ihmissuhdetaitoja.
Lisäksi asiakirjojen indeksoija vastaa myös erilaisista toimistotehtävistä. Esimerkiksi hänen on ehkä vastattava puheluihin, lähetettävä fakseja tai vietävä sähköpostia asianomaisille henkilöille. Jos työpaikka on tavallista kiireisempi, hänen on ehkä avustettava sihteeriä tai muita osastoja. Siksi hänen on oltava monipuolinen ja kyettävä improvisoimaan tarvittaessa.