Opiskelijat, jotka haluavat hakea apurahoja, voivat automaattisesti osallistua rahoituskilpailuihin korkeakouluhakemusten kautta, hakea koulukohtaisia varoja tai hakea riippumattomia apurahoja avustamaan korkeakoulun kustannuksissa. Kun opiskelijat alkavat hakea oppilaitoksiin, he voivat myös haluta alkaa tutkia apurahoja luodakseen luettelon apurahoista, joita heidän pitäisi harkita. Organisaatio on avain tähän prosessiin ja voi säästää opiskelijoilta huomattavan paljon aikaa.
Useimmat korkeakoulut ja yliopistot osallistuvat automaattisesti kaikkiin hakijoihin tiettyjen apurahojen kilpailuun. Opiskelijat voivat lisätä automaattisesti haettavien apurahojen määrää täyttämällä korkeakoulun rahoitustukihakemuksen osoittaakseen taloudellisen tarpeen. On myös suositeltavaa pyytää taloudellisen avun toimistolta yksityiskohtaista luetteloa koulun tarjoamista tai yhdessä sen tarjoamista apurahoista, koska joihinkin näistä voi olla tarpeen hakea itsenäisesti. Toinen tietolähde apurahoista voi olla itsenäisten apurahojen tietokanta, jota usein ylläpitää hallitus tai voittoa tavoittelematon virasto tai joka on saatavilla koulun neuvontatoimistossa.
Luettelon avulla ensimmäinen askel olisi poistaa kaikki apurahat, joiden pätevyys ei täyty. Jotkut huomaavat hyödyllisesti kriteerit nimessään. Esimerkiksi kiinalainen opiskelija ei todennäköisesti saisi Latina Alumni -rahaston apurahaa. Toiset luettelevat kriteerit, usein apurahan tietojen yläosassa, jotta se olisi helppo löytää. On tärkeää tarkistaa nämä tiedot erittäin huolellisesti, jotta opiskelija ei tuhlaa aikaa hakeessaan apurahoja, joita hän ei voi saada.
Tämän prosessin pitäisi luoda kapeampi luettelo, jota opiskelija voi käyttää apurahojen hakemiseen. Se voi auttaa järjestämään luettelon määrän ja määräajan mukaan. Opiskelijoiden tulee ensin täyttää hakemukset suurista apurahoista lähellä määräaikoja, ja he voivat täyttää pienempiä apurahoja ja myöhemmin määräaikoja. Voi myös olla hyödyllistä luoda tietokonetiedosto, joka sisältää demografisia perustietoja, jotka opiskelija voi leikata ja liittää eri sovelluksiin, ja nähdä, antavatko jotkut apurahat opiskelijoille mahdollisuuden käyttää yhteistä sovellusta. Opiskelija voi täyttää tiedot kerran ja lähettää useille komiteoille.
Hakemusvaatimukset voivat sisältää esseitä, suosituskirjeitä, salkkuja ja muuta materiaalia. Opiskelijat saattavat haluta perustaa tarkistuslistan apurahojen hakemisen helpottamiseksi. He voivat luetella tarvitsemansa materiaalit ja päivämäärät määrittääkseen, mitä priorisoida apurahoja haettaessa; esimerkiksi hakemus essee voitaisiin muokata useilla tavoilla toimimaan useiden apurahojen kanssa. Samoin suosituksen kirjoittajaa voitaisiin pyytää tekemään useita kopioita kirjeestä samanaikaisesti, jotta opiskelija voi hakea apurahoja tehokkaammin.