Termi “palkanlaskenta” kattaa kaikki yrityksen työntekijät, jotka saavat säännöllistä palkkaa tai muuta korvausta. Joillekin työntekijöille voidaan maksaa tasaista palkkaa, kun taas toisille maksetaan työtunneista tai tuotettujen tavaroiden määrästä. Kaikki nämä eri maksutavat lasketaan palkanlaskennan asiantuntijan toimesta ja maksetaan asianmukaiset palkat. Yritykset käyttävät usein objektiivisia mittausvälineitä, kuten aikatauluja tai valvojien täyttämiä työaikataulukoita määrittääkseen kunkin palkkakauden erääntyvän korvauksen kokonaismäärän.
Kun palkanlaskija on kertonut työntekijän työtunnit hänen palkkatasollaan, bruttotulomäärä syötetään laskimeen tai tietokoneohjelmaan. Säännölliset vähennykset, kuten veron pidätykset, sairausvakuutukset, liiton jäsenmaksut, hyväntekeväisyysmaksut ja niin edelleen, luokitellaan ja vähennetään. Jäljellä oleva saldo muutetaan sitten sekiksi tai sähköiseksi talletukseksi ja siitä tulee työntekijän nettopalkka kyseiseltä ajalta. Yhdysvalloissa palkanlaskentaosastot tunnistavat myös työnantajan ja työntekijät liittovaltion säännöstön mukaisesti ja pitävät laskelman tilivuoden kokonaistuloista ja vähennyksistä.
Pienyritysten omistajille riittävän käteisen säilyttäminen kaikkien työntekijöiden maksamiseksi on usein yksi heidän tärkeimmistä tavoitteistaan. Vaikka yritys itse ei ole tullut kannattavaksi, työntekijöille on silti maksettava palveluista korvaus. Siksi monet pienemmät yritykset haluavat pitää palkkasitoumuksensa mahdollisimman alhaisina, kunnes ne ovat saavuttaneet tietyn kannattavuustason. Ei ole epätavallista, että pienyritysten omistajat luopuvat omista palkoistaan maksaakseen työntekijöilleen.
Tehokkaan palkkausjärjestelmän luominen ei ole erityisen vaikeaa koulutetuille kirjanpitäjille, mutta se voi viedä paljon aikaa. Jotkut pienet yritykset luottavat käyttäjäystävälliseen tietokoneohjelmistoon perustaakseen yksinkertaisen järjestelmän, joka sisältää sekkitulostimet ja tiedostojen tallennustilan. Suuremmat yritykset voivat määrätä koulutettuja kirjanpitäjiä hoitamaan palkkakysymyksiä osana yleisiä tehtäviään. Yritykset, joilla ei ole keinoja ylläpitää omia järjestelmiään, päättävät usein hoitaa tämän tehtävän ulkopuolisille asiantuntijoille.
Koska palkanlaskenta perustuu objektiivisiin kriteereihin, kuten aikakortteihin ja liittovaltion verolomakkeisiin, ulkopuoliset kirjanpitäjät voivat suorittaa kaikki laskelmat, tallentaa kaikki ajankohtaiset tiedot ja maksaa palkan ajoissa. Työnantajien on yksinkertaisesti päivitettävä näille yrityksille mahdolliset muutokset työntekijöiden palkkatasoissa tai vähennyksissä.