Postivirta on asiakirjojen, pakettien ja sähköisen kirjeenvaihdon summa, joka kulkee yrityksen tai kodin läpi. Termiä käytetään useammin yritysmaailmassa, yleensä silloin, kun opitaan hallitsemaan suuren yrityksen mukana tulevaa suurta postivirtaa. Useat yritykset ovat erikoistuneet postivirtapalveluihin tarjoamalla tapoja parantaa tehokkuutta postitusprosessin jokaisessa vaiheessa. Markkinointiin erikoistuneille yrityksille virtaviivaisen postijärjestelmän luominen on elintärkeää.
Sähköpostivirta sisältää itse postin lisäksi matkan varrella olevat vaiheet. Asiakirjojen luominen, postin käsittely, arkistointi, käsittely ja kaikki muut postivirtaan liittyvät tehtävät sisältyvät siihen. Asiakirja luodaan aina siitä lähtien, kun se lähtee yrityksestä, se sisältyy postivirtaan. Yhtälön toisella puolella, heti kun kirjeenvaihto tulee yritykseen, siitä tulee myös osa postivirtaa, kunnes se käsitellään asianmukaisesti.
Laskut, paketit, henkilökohtainen kirjeenvaihto, markkinointimateriaalit ja digitaaliset asiakirjat ovat kaikki osa postivirtaa. Yksilöt voivat yleensä hallita postiaan yksin, mutta yrityksen on yleensä otettava käyttöön järjestelmä. Useimmat yritykset postittavat suuria määriä materiaalia päivittäin ja reitittävät koko yrityksen postin keskuspostihuoneen kautta. Jotkut toimenpiteet, joita postivirran tasoittamiseksi toteutetaan, sisältävät standardoitujen kirjekuorten käyttämisen, postin lajittelun ennen sen lähettämistä, jotta yritys voi vastaanottaa postitushintoja, ja käyttämällä tietokoneohjelmia sähköpostin hallintaan. Postihuoneen työntekijät käsittelevät ja toimittavat saapuvan postin.
Sähköisen viestinnän alalla monet yritykset käyttävät suuritehoisia suodatus- ja lajittelupalveluja postin järjestämiseen ennen sen saapumista perille. Yleensä nämä ohjelmat suodattavat virukset ja ei -toivotun materiaalin ennen kuin varmistetaan, että digitaalinen viestintä tavoittaa oikean henkilön. Monet yritykset hyödyntävät myös digitaalista sähköpostivirtaa lähettääkseen mainossähköpostiviestejä asiakkaille, koska digitaalista mediaa käyttävä suoramarkkinointi on paljon halvempaa kuin fyysinen suoramainonta.
Pitämällä hyvää kirjaa postivirrasta yritys voi tarjota parempia asiakas- ja asiakaspalveluja. Useimmat yritykset kamppailevat myös digitaalisen ja fyysisen viestinnän synkronoinnin kanssa. Digitaalisen kirjeenvaihdon viiveaika on paljon lyhyempi kuin fyysisen. Asiakkaille voi olla ärsyttävää tai järkyttävää, jos yrityksen kirjanpitoa ei pidetä ajan tasalla. Yrityksessä, jossa on synkronoitu ja järjestetty postivirta, yrityksen edustaja voi etsiä asiakkaan ja seurata kaikkea yrityksen kanssa käytävää kirjeenvaihtoa, mikä helpottaa asiakkaiden vuorovaikutusta.