Termi työnantajakoodi viittaa usein liike -elämän organisaatiolle tai yritykselle annetulle verotunnisteelle. Tätä numeroa käytetään tyypillisesti yrityksen tunnistamiseen verolomakkeissa, ja se annetaan yleensä työntekijöille asiakirjoissa, joita he käyttävät omien verojensa ilmoittamiseen. Tämä ei kuitenkaan ole ainoa työnantajakoodityyppi. Joissakin tapauksissa tämä käytäntö on käytäntö, jota kaikkien yritysten odotetaan noudattavan, tai käytäntö, jota työnantajan on noudatettava. Yrityksellä voi olla esimerkiksi käytännesääntöjä, jotka sisältävät syrjinnän ja muunlaisen käyttäytymisen vastaista politiikkaa.
Monilla lainkäyttöalueilla on lakeja, jotka velvoittavat työnantajat toimittamaan verolomakkeet ja muut asiakirjat muiden työllistämiseksi. Koska yhdellä lainkäyttöalueella voi olla runsaasti yrityksiä, niiden kaikkien seuranta nimellä voi olla vaikeaa. Jotkut veroviranomaiset antavat sen sijaan työnantajakoodeja yrityksille, jotka työllistävät muita, sekä joillekin muille yrityksille, joilla ei ole työntekijöitä. Tätä numeroa käytetään yrityksen verotilin tunnistamiseen, ja se sisältyy yleensä työntekijöille annettaviin veroihin liittyviin asiakirjoihin. Joskus tämäntyyppinen koodi näkyy jopa palkanlaskennassa.
Joissakin paikoissa kaikentyyppiset yritykset, myös yksityisyrittäjät, voivat käyttää työnantajakoodia. Jos yksityisyrittäjällä on työnantajakoodi, hän voi käyttää sitä muiden tunnistenumeroiden sijaan verolomakkeissa ja muissa liiketoimintaan liittyvissä asiakirjoissa. Näitä koodeja ja niiden käyttöä koskevat lait voivat kuitenkin vaihdella maittain. Tästä syystä yksilön voi olla hyvä oppia lainkäyttöalueensa ainutlaatuiset lait ennen lain hankkimista ja yrittää käyttää sitä muiden tunnisteiden sijasta.
Joskus termi työnantajakoodi voi viitata käytäntöön, jonka työnantaja on asettanut työntekijöilleen. Se voi sisältää standardeja kaikelle asianmukaisesta pukeutumisesta fyysisen kiintymyksen välttämiseen työtovereiden keskuudessa. Tämäntyyppinen koodi sisältää usein osioita, jotka koskevat lainkäyttöalueen lakien noudattamista, kuten sellaisia, jotka säätelevät syrjintää ja muuta laitonta toimintaa. Usein työnantajan koodiasiakirjat sisältävät myös osioita, jotka vaativat työntekijöitä välttämään henkilökohtaista toimintaa työajan aikana, kuten henkilökohtaisten puheluiden soittamista tai Internetissä surffaamista.
Muissa tapauksissa lainkäyttöalueella vahvistetaan työnantajasäännöt, joilla luodaan hyväksyttävät käyttäytymisstandardit työnantajille. Tämäntyyppisessä asiakirjassa voidaan hahmotella työnantajan yleiset velvollisuudet työntekijöilleen. Se voi myös sisältää tietoja työnantajan oikeuksista.