Työpaikkapolitiikka on muodollinen käytäntö, jonka yrityksen johto tai omistajat laativat. Yleensä työpaikkakäytännöt on kirjattu selkeästi työntekijöiden käsikirjoihin tai ilmoituksiin, ja työntekijöitä voidaan vaatia allekirjoittamaan kuitit, jotka osoittavat, että he ovat vastaanottaneet käytännön ja ymmärtävät sen. Työpaikkapolitiikan laatiminen on tärkeää kaikenkokoiselle yritykselle, koska se asettaa selkeät rajat ja suojaa sekä työntekijöitä että työnantajia.
Työpaikkapolitiikka voi kattaa erilaisia aiheita, ja tällaiset käytännöt kerätään usein käsikirjaan työntekijöiden mukavuuden vuoksi. Palkkatasoa, vaadittua pukeutumista tai univormua ja työpaikan käyttäytymistä käsitellään usein työpaikkapolitiikassa, samoin kuin syrjintää, seksuaalista häirintää, huumeiden käyttöä ja väärinkäyttöä työpaikalla. Hyvin kirjoitettu käytäntö osoittaa selvästi yrityksen kannan tiettyyn asiaan, ja se osoittaa käytäntörikkomuksen seuraukset.
Työntekijän käsikirja voi myös sisältää menettelytapoja, jotta työntekijät suorittavat tehtävänsä kunnolla. Yrityksellä voi esimerkiksi olla työpaikkakäytäntö arkaluonteisten tietojen ja asiakkaiden käsittelyssä varmistaen, että kaikkia asiakkaita kohdellaan tasapuolisesti. Työpaikalla voi olla myös käytäntöjä laitteiden, kuten kopiokoneiden, tarvikkeiden pyytämisen tai tilaamisen ja muiden hallinnollisten virheiden käsittelyyn. Erityisesti suuryrityksissä järjestäytyneiden menettelyjen puute voi muuttaa perustehtävät painajaisiksi, erityisesti hallinnollisille avustajille ja tukihenkilöstölle.
Seuraukset työpaikkapolitiikan rikkomisesta vaihtelevat käytännön mukaan. Esimerkiksi pukukoodin rikkominen voi johtaa työntekijän lähettämiseen kotiin vaihtamaan, kun taas seksuaalisen häirinnän syytteeseen liittyy oikeudellisia seurauksia, kuten mahdollinen työsuhteen lopettaminen. Selventämällä nämä seuraukset selvästi työnantaja voi oikeudenmukaisesti ja tasapuolisesti panna täytäntöön rikkomukset ja suojata yritystä syytöksiltä laittomasta irtisanomisesta.
Työntekijöiden tulee lukea politiikan käsikirjat huolellisesti. Pääsääntöisesti useimmat työpaikkapolitiikat ovat melko rutiininomaisia ja noudattavat tervettä järkeä ja kohteliaisuusohjeita, jotka kaikkien aikuisten pitäisi jo olla tietoisia. Joskus saattaa kuitenkin olla salaperäistä ja erittäin tärkeää tietoa esimerkiksi palkkatasoista, pukeutumiskoodista ja muista asioista; varmista, että tunnet työntekijän käsikirjan, ja säilytä kopio sekä mahdolliset lisäykset tai muutokset työkäytäntöön. Tällainen käsikirja sisältää sopimuksen mukaan myös erimielisyyksiä ja välimiesmenettelyä käsittelevän osan, ja siinä luetellaan toimenpiteet, jotka työntekijöiden on toteutettava valitusten ratkaisemiseksi. Noudata näitä ohjeita varmistaaksesi, että valituksesi käsitellään oikeudenmukaisesti.