Hankintajärjestelmä on tyypillisesti atk -järjestelmä, joka on suunniteltu hallitsemaan hankintaprosessia. Hankinta on termi, jota käytetään kuvaamaan yrityksen tai organisaation ostotoimintaa. Hankintajärjestelmiä on kahta päätyyppiä: sähköinen hankinta ja vakiohankinta. Molemmat järjestelmätyypit ovat laajalti saatavilla ja ne sisältyvät usein yrityksen resurssisuunnittelun (ERP) tai kirjanpito -ohjelmistotuotteeseen.
Vaikka toimitetut toiminnot vaihtelevat ohjelmiston mukaan, tyypillinen hankintatyökalu sisältää ostotiedot, ostotilaukset, tavaratodistukset ja laskujen käsittelyn. Näiden ydinvaatimusten lisäksi useimmat järjestelmät sisältävät joukon raportointityökaluja. Sisäänrakennetut hyväksymisprosessit, ohjaimet ja varojen hallintatyökalut ovat yleensä vakiona suurissa tuotteissa.
Hankinnan ensisijainen käsite on, että edistynyt suunnittelu, aikataulutus ja ryhmäostot tuovat kustannussäästöjä, tehostavat liiketoimintaa ja parantavat siten kannattavuutta. Tämän prosessin hallintaan käytetään hankintajärjestelmää, joka tarjoaa laskujen läpimenoaikaa, kokonaiskulutuksen seuraamista hyödyketyypeittäin sekä taloudellisia sitoumuksia ja kassavirran hallintaa. Hankintajärjestelmän täydellinen käyttöönotto johtaa yleensä merkittäviin muutoksiin nykyiseen liiketoimintaprosessiin, koska järjestelmä edellyttää tiettyjen sisäisten tarkastusten ja menettelyjen käyttöönottoa.
Sähköinen hankintajärjestelmä tunnetaan myös nimellä sähköinen hankinta. Tätä termiä käytetään kuvaamaan ohjelmistoja, joiden avulla ostajat voivat käyttää toimittajien luetteloita Internetin kautta ja hyväksyä sähköisiä laskuja. Ostajat valitsevat materiaalinsa, ilmoittavat ostoksesta veloitettavat tilit ja luovat tilauksen kirjanpitojärjestelmään. Kaikki hankintoihin liittyvät toimet suoritetaan sähköisessä järjestelmässä, mikä vähentää paperityötä ja lisää tehokkuutta.
Sähköisen laskunkäsittelyn avulla valitut yritykset voivat virtaviivaistaa laskujen tarkastusta ja hyväksymistä. Tiedot reititetään sitten online -hyväksyntien kautta ennen kuin ne käsitellään maksua varten kirjanpitojärjestelmässä. Tämäntyyppinen hankintajärjestelmä on erittäin suosittu suurissa yrityksissä, joissa on tehty hankintasopimuksia menotoiminnan hallitsemiseksi. Näille yrityksille laskujen käsittelyyn tarvittavan henkilöstön lyhentäminen tarjoaa erinomaisen sijoitetun pääoman.
Vakiohankintajärjestelmä on täysin integroitu organisaation käyttämään kirjanpito -ohjelmistopakettiin. Kaikki ostotoiminta seurataan ja hallitaan tämän moduulin kautta, jolloin yritys voi hallita kuluja ja seurata mahdollisuuksia saada lisää säästöjä. Raportit, analyysit ja sisäiset kontrollit on rakennettu tämän tyyppisiin ohjelmistoihin ja ne on suunniteltu parhaiden käytäntöjen pohjalta. Hankintajärjestelmän käyttöönotto on yksi helpoimmista tavoista parantaa toiminnan tehokkuutta.