Hankintaosasto vastaa organisaation ostotoiminnan johtamisesta. Hankinta- tai hankintaosastoja on kahdenlaisia: keskitetty ja hajautettu. Keskitetyssä mallissa kaikki materiaalia tai tavaroita koskevat pyynnöt ovat tämän osaston keskiössä. Hajautetussa mallissa yksittäiset yksiköt voivat käsitellä omia ostojaan.
Käytetystä organisaatiomallista riippumatta hankintatoimia tarkastellaan ja tarkastellaan enemmän kuin muita prosesseja. Yrityksen resurssien käytön tavaroiden ja palvelujen ostamiseen on perustuttava tiettyjen käytäntöjen ja menettelyjen noudattamiseen, jotta voidaan vähentää petosten tai varkauksien mahdollisuutta. Tyypillisesti toiminnan tyyppiä valvovat kirjanpito -osasto ja sisäinen tarkastus.
Hankintaosastolla johtaja vastaa strategisesta suunnittelusta, politiikan kehittämisestä ja hankinta -neuvojen antamisesta ylimmälle johdolle. Useimmilla organisaatioilla on hankintaviranomaiset, jotka vastaavat tarjouspyyntöprosessin, tarjouskilpailun ja muiden siihen liittyvien prosessien hallinnasta. Hankintaosaston nuorin asema on ostaja. Ostaja on yleensä vastuussa tietystä hyödykkeestä tai tuotetyypistä. Hän antaa ostotiedot ja tilaukset hyväksytyille toimittajille sisäisten tarpeiden perusteella.
Hankintaosaston päätarkoitus on hallita organisaation käyttämää tavaroiden ja palvelujen ostoprosessia. Edistynyt suunnittelu, ryhmäosto ja neuvoteltu hinnoittelu ovat kaikki strategioita, joita käytetään kustannusten alentamiseen ja kannattavuuden parantamiseen. Useimmissa organisaatioissa hankintastrategioiden toteuttamista käytetään vähentämään yleiskustannuksia ja toimintakustannuksia tinkimättä palvelusta asiakkaille.
Saadakseen tehtävän hankintaosastolla useimmat organisaatiot vaativat vähintään korkeakoulututkinnon kaupasta, hankinnoista, liiketaloudesta tai siihen liittyvästä alalta. Ostovirkailijaksi, johtajaksi tai johtajaksi ryhtyminen edellyttää usein korkeakoulututkintoa tai ammattitutkintoa. Näillä tehtävillä on suurempi vastuu, ja niin monet yritykset tarvitsevat enemmän koulutusta.
Teknologian lisääntynyt käyttö liiketoiminnassa on johtanut sähköisten hankintojen eli sähköisten hankintojen kehittämiseen ja käyttöönottoon. Internetin avulla yritykset voivat ostaa tuotteita toimittajien verkkosivustoilta, lähettää tilauksen sähköisesti ja vastaanottaa laskut sähköisesti. Tämä prosessi vähentää tehottomuutta, alentaa sekä toimittajan että asiakkaan kustannuksia, ja siitä on tulossa yhä suositumpi. Monissa yrityksissä siirtyminen sähköisiin hankintoihin on hidasta tekniikan monimutkaisuuden ja vaaditun liiketoimintaprosessin täydellisen muutoksen vuoksi. Tämän hankinta -alueen odotetaan kuitenkin kasvavan mahdollisten kustannussäästöjen ja tehokkuuden lisäämisen vuoksi.