Palkkakustannukset ovat kuluja, jotka liittyvät palkanlaskennan valmisteluun ja jakamiseen osana korvausta työntekijöille heidän palveluistaan. On olemassa useita avaintekijöitä, jotka luokitellaan palkkakustannuksiksi työntekijälle välitettävän nettopalkan todellisen määrän lisäksi. Jotkut näistä liittyvät palkanlaskennan valmistamiseen käytettyyn työhön ja materiaaleihin, kun taas muut kustannukset liittyvät pidättämistä koskevien hallituksen määräysten noudattamiseen. Lisäkustannuksia, kuten kannustimien ja etujen tarjoamista työntekijöille, pidetään myös esimerkkinä palkkakustannuksista.
Yksinkertaisimmat palkkakustannukset ovat rahamäärä, joka maksetaan työntekijälle. Tämä määrä koostuu siitä, mikä jää jäljelle sen jälkeen, kun työntekijän palkasta tai palkasta on vähennetty tarvittavat pidätykset. Luku voi sisältää myös kaikki palkkiot tai palkkiot, jotka työntekijä on maksettava, vähennettynä mahdollisilla veroilla tai muilla ennakonpidätyksillä.
Työntekijälle maksettavan nettopalkan ohella palkkakustannukset sisältävät myös kaikki työntekijän puolesta pidätetyt verot. Nämä verot voivat sisältää liittovaltion, osavaltion ja paikallisia veroja riippuen yrityksen verorakenteesta. Yritykset ovat yleensä velvollisia laskemaan työnantajan verot, jotka on toimitettava yhdessä työntekijöille pidätettyjen määrien kanssa, käyttämällä sovellettavien verovirastojen kaavoja.
Toinen esimerkki palkkakustannuksista liittyy terveys- ja eläkejärjestelyihin, jotka tarjotaan työntekijöille osana korvausta. Joissakin tilanteissa sairausvakuutuksen kustannukset jaetaan työntekijän kanssa siten, että prosenttiosuus kokonaiskustannuksista pidätetään työntekijän bruttopalkasta ja loput työnantaja maksaa. Samaa lähestymistapaa voidaan käyttää eläkejärjestelyjen rahoituksessa, jolloin sekä työntekijä että työnantaja suorittavat maksuja jokaisen palkkajakson aikana. On yrityksiä, jotka kattavat kaikki sairausvakuutusten, eläkkeiden ja muiden etujen tarjoamisesta aiheutuvat kustannukset, mutta eivät halua pidättää mitään osaa kustannuksista työntekijän palkasta.
Erilaisten pidätysten ja maksujen ohella palkkakustannukset sisältävät myös tosiasialliset kustannukset, jotka liittyvät palkanlaskennan laatimiseen ja ylläpitoon. Työvoimakustannukset ovat esimerkki näistä lisäkustannuksista. Jos palkanlaskentatoiminnot ulkoistetaan, palkkahallinnon arvioimia maksuja pidetään palkkakustannuksina. Nykyään monet yritykset haluavat käyttää palkanlaskennan palvelua keinona pitää palkkahallinnon kokonaiskustannukset mahdollisimman alhaisina.