Tarjousten kirjoittaminen on välttämätön osa selviytymistä ja olemassaoloa monille yrityksille. Yritysten on voitettava tarjoukset voidakseen jatkaa toimintaansa, ja tarjousehdotukset tehdään tarjouksia kirjoittamalla. Rahoituslähteet, joista tarjouksia haetaan, ovat rajalliset, joten hyvä kirjallinen tarjous on pakollinen. Näiden varojen turvaaminen yritykselle on myös vaikea ja kilpailukykyinen prosessi, koska kaikki yritykset tarvitsevat rahaa kerralla.
Tarjousten kirjoittaminen on taito, jota voidaan parantaa ja vahvistaa ajan ja käytännön avulla. Joillakin yrityksillä on omat tarjouksentekijät yrityksessä, kun taas toiset käyttävät palveluita, jotka kirjoittavat tarjouksia, ehdotuspyyntöjä ja tarjousmalleja. Tarjouspyyntö (RFP) on asiakirja, joka on osa tarjousprosessia, jota käytetään ehdotuksen tekemiseen tietystä palvelusta. Ehdotuspyyntömalli on yleensä samanlainen kuin tarjousmalli tai yleinen tarjousmalli. Nämä koostuvat perusmuodoista, joita tarjouksen tekijä voi käyttää lähtökohtana ja muokata sitten kirjoitustyyliä ja kieltä edustamansa yrityksen mukaan.
Koska tarjousten kirjoittaminen on yleensä tehtävä tiukalla määräajalla tarvittavien varojen turvaamiseksi, yritykset kääntyvät usein kirjoituspalvelujen puoleen kirjoittaakseen niistä tarjoukset. Näihin palveluihin kuuluu usein tarjouskonsultointi, esivalintakysely, RFP, tarjouspyynnön (ITT) lähettäminen, oikoluku, muokkaus, tutkimus, kaikkien asiakirjojen valmistelu ja esittelykoulutus. Joskus yrityksen on esitettävä tarjouksensa ennen rahoitusta tarjoavaa ryhmää. Tarjouksen kirjoittamisesta huolehtiva organisaatio on usein valmis järjestämään yritykselle koulutuksia parhaista taktiikoista ja strategioista, joita käytetään tarjouksen esittämisessä.
Ennen tarjousten kirjoittamista yrityksen on koottava yhteen kaikki taloudelliset tiedot ja tiedot, mukaan lukien veroilmoitukset ja palkkatiedot. Lisäksi on hankittava tarjouslomake ja tarjousarkki, jossa esitetään kaikki tarjouksessa noudatettavat säännöt. Tarjouksen kirjoittajan tai organisaation on myös otettava huomioon tarkastusraportit. Usein tarjouksia ei edes oteta huomioon, ellei tarjous sisällä asianmukaista tarkastusraporttia rakennuksesta tai toimistosta, josta tarjous tehdään.
Kaikki tarjouksen ehdot on esitettävä asiakirjassa nimenomaisesti, koska suullista kirjeenvaihtoa ei aina noudateta. Paras neuvo tarjousten kirjoittamiseen on huolehtia siitä aikaisin. Älä odota, kunnes määräaika lähestyy, koska tarjouksella on kiire ja arvioijat huomaavat. Tarjousten tulee olla hyvin suunniteltuja; tämä onnistuu usein parhaiten käyttämällä ääriviivoja ennen kirjoittamista. Varmista, että kirjoitus on vakuuttava ja houkutteleva, sillä menestyneimmät tarjoukset herättävät lukijoiden huomion välittömästi.