Viestinnän rooli organisaation käyttäytymisessä on elintärkeä, koska väärinviestintä yleensä vähentää tuottavuutta ja lisää virheitä ja hukkaa. Tarkka viestintä, joka lähetetään tukevalla tavalla, johtaa usein moraalin lisääntymiseen ja voi myös johtaa suurempaan ystävyyssuhteeseen henkilökunnan keskuudessa. Organisaatioissa avoimempi viestintäpolitiikka voi tarjota turvaventtiilin ongelmien poistamiseksi ennen kuin nämä asiat vaikuttavat tuottavuuteen. Toinen viestinnän rooli organisaation käyttäytymisessä sisältää sidosryhmien varustamisen selkeästi viestimään organisaation tehtävistä. Tarkat tiedot organisaation toiminnasta ja kansalais- ja positiivisen sitoutumisen edistäminen asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa ovat kaksi muuta tärkeää roolia, jotka viestinnällä on organisaation käyttäytymisessä.
Tarkkojen ohjeiden lähettämättä jättäminen voi vaikuttaa kielteisesti viestintään. Tämä voi johtaa virheiden lisääntymiseen ja tuottavuuden heikkenemiseen työpaikalla. Jos esimiehen ohjeet ymmärretään väärin, seurauksena voi olla vakavia seurauksia. Näitä voivat olla loukkaantuminen työntekijöille tai loukkaus arvostetulle asiakkaalle.
Toisaalta selkeä ja johdonmukainen viestintä kannustaa usein tuottavampaan käyttäytymiseen työpaikalla ja lisää moraalia. Tämän tyyppisen viestinnän rooli organisaation käyttäytymisessä johtaa siihen, että työntekijät tuntevat paremmin hallitsevansa ympäristöään. Tuottavan viestinnän kannustaminen henkilöstön ja asiakkaiden välillä on osoittautunut monissa tapauksissa myös lisäävän asiakastyytyväisyyttä.
Sidosryhmien varustaminen kommunikoimaan tarkasti organisaation arvoista ja tehtävistä on toinen tärkeä osa viestintää organisaation käyttäytymisessä. Joskus yritykset ottavat uusia työntekijöitä tai hallituksen jäseniä perehdyttämisistunnon kautta antaakseen heille historiallisen ja nykyisen kuvan organisaatiosta. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki organisaatioon liittyvät henkilöt välittävät samanlaisia viestejä tehtävistään ja tavoitteistaan.
Avoimien ovien politiikan käyttöönotto työntekijöille voi myös auttaa helpottamaan tarkkaa viestintää organisaatiosta sen ulkopuolisille. Tämä tukee usein suhdetoimintaa koskevia aloitteita, koska tyytymättömät työntekijät tai ratkaisemattomat ongelmat voivat levittää vihamielisiä raportteja aiheuttaen siten organisaatiossa suhdetoimintaongelman. Ennakoivasta näkökulmasta sidosryhmien antaminen täsmällisillä tiedoilla organisaatiosta saa usein aikaan myönteisiä suhteita.
Yritystapahtumien tarkan kirjanpidon pitämistä pidetään yleensä kriittisen tärkeänä. Lähes kaikissa tapauksissa on olemassa lakeja, jotka velvoittavat organisaatiot noudattamaan erilaisia raportointivaatimuksia. Virheellisten tietojen lähettämisestä voi seurata myös rikosoikeudellisia seuraamuksia. Jos organisaatio on esimerkiksi yhtiö, tiettyjä sisäisiä viestejä, kuten yhtiökokousten pöytäkirjoja, on säilytettävä tietyn ajan.