Teknisen kirjoituksen merkitys näkyy erilaisissa sovelluksissa sekä kuluttajatuotteissa että teollisuusympäristössä. Ilman selkeää ja täsmällistä kirjoitusta, jossa esitetään tekniset tiedot ja käyttöohjeet, tuotteista voi tulla parhaimmillaan merkityksettömiä ja pahimmassa tapauksessa vaarallisia. Tekninen kirjoittaminen tarjoaa kontekstin tuotteille ja prosesseille ja mahdollistaa niiden turvallisen ja aiotun käytön. Vaikka laitteiden ja prosessien rakentaminen ja käyttö ei ehkä ole mahdotonta ilman teknisten asiakirjojen lukemista, tekninen kirjoitus antaa jonkin verran takeita siitä, että tuotetta käytetään aiotulla tavalla.
Teollisella alalla teknisen kirjoittamisen merkitys näkyy useissa eri sovelluksissa, joihin kuuluu uusien tuotteiden tai ideoiden esittäminen. Ei ole vain tärkeää, että pystytään kirjoittamaan tekniset asiakirjat selkeästi sijoittajille ja johdolle. Jos esittelemme uutta tuotetta tai laitetta, se on vaatimus, jos yritys tai henkilö hakee patenttia. Teknisen kirjoituksen on osoitettava selvästi koneen tai tuotteen käyttötarkoitus sekä eritelmät, kuten sen mitat, yksittäiset osat ja tarvittaessa virtalähde.
Uusien tuotteiden julkistamisen lisäksi teknisen kirjoituksen merkitys näkyy myös perinteisempien tuotteiden ja prosessien käytössä. Vaikka kouluttajat voivat auttaa työntekijöitä oppimaan erilaisia laitteita teollisessa ympäristössä, tekniset käsikirjat voivat auttaa epätavallisten tilanteiden sattuessa tai voivat olla kattava viite muissa tilanteissa. Nämä tiedot ovat helposti saatavilla, vaikka joku, jolla on enemmän asiantuntemusta tai kokemusta, ei ole. Tekniset asiakirjat voivat lyhentää seisokkeja tai ehkäistä niitä kokonaan.
Loppukäyttäjille tai kotikäyttäjille teknisen kirjoittamisen merkitys näkyy eri tuotteiden mukana tulevissa asiakirjoissa. Esimerkiksi polkupyörän, huonekalujen tai laitteiden kokoaminen voi vaatia jonkin verran asiantuntemusta ilman asianmukaisia ohjeita; tämä voi jopa vahingoittaa tuotetta korjaamattomasti. Tekninen kirjoittaminen auttaa selittämällä prosessin yksityiskohtaisesti yksinkertaisina vaiheina ja tarjoaa helposti ymmärrettävän luettelon työkaluista ja vaihtoehdoista. Asiakirjat sisältävät myös tuotteeseen liittyviä turvallisuustietoja.
Tekninen kirjoittaminen voi auttaa yksilöitä säästämään aikaa ja rahaa ja samalla stimuloimaan taloutta. Ilman hyvää teknistä kirjoitusta yksityishenkilöitä ja yrityksiä voitaisiin estää investoimasta uusiin tuotteisiin ja prosesseihin. Patentteja ei voida myöntää, koska niitä ei ole dokumentoitu samankaltaisesti muiden tunnettujen tuotteiden kanssa. Teknisen kirjoittamisen merkitys ei siis näy pelkästään rahoissa, joita se auttaa tuottamaan, vaan myös lukijoiden mukavuudesta ja turvallisuudesta.