Hankintasykli on sarja vaiheita, jotka liittyvät tavaroiden hankkimiseen yrityksen tai viraston myyntiin tai käyttöön. Se alkaa tunnistamalla tietyn tuotteen tarve, siirtyy osto- ja toimitusprosessin läpi ja päättyy uusimiseen, jolloin ihmiset päättävät tarvitsevatko he enemmän tuotetta. Usein koko osasto valvoo tätä prosessia. Tämän osaston on löydettävä parhaat tuotteet parhaaseen hintaan ottaen huomioon rajoitukset, kuten kieltäytyminen tekemästä liiketoimintaa tiettyjen yritysten tai maiden kanssa, kun se päättää, mitä ostaa ja mistä.
Kun yritys tunnistaa tuotteen tarpeen, hankintasykli alkaa tietojen keräämisellä. Ihmiset tutkivat käytettävissä olevia vaihtoehtoja tarpeiden tyydyttämiseksi ja keräävät tietoja hinnoittelusta, alennuksista, toimitusajoista ja muista asioista. Kun he ovat löytäneet parhaan mahdollisen lähteen, he lähestyvät toimittajaa aloittaakseen sopimusneuvottelut. Tämä voi olla yhtä yksinkertaista kuin muutaman paperikotelon tilaaminen paperitehtaalta tai monimutkainen kuin neuvottelu valtion viraston täysin uudesta tietokonejärjestelmästä.
Hankintasyklin tämän osan aikana ihmiset molemmin puolin työskentelevät parhaan tarjouksen saamiseksi. Toimittaja ottaa huomioon tekijät, kuten tilauksen koon ja toistuvien tilausten todennäköisyyden, kun taas yhtiö ajattelee asioita, kuten kuinka nopeasti se tarvitsee tuotetta. Se voi pyytää näytteitä, jotta se voi arvioida laatua ja vertailla eri toimittajien tarjouksia. Lopulta se viimeistelee myyntisopimuksen ja odottaa toimitusta.
Toimituksen jälkeen ihmiset käyttävät tai myyvät tuotetta, jolloin hankintasykli päättyy, kun he kohtaavat joko uuden tuotteen tarpeen tai hankkeen loppuun saattamisen, eikä tiettyä tuotetta enää tarvita. He voivat hävittää käyttämättömän tuotteen, palauttaa vuokrat, päästä eroon vaurioituneista ja käytettyistä tuotteista ja päättää, tarvitseeko heidän tilata lisää. Hankintasyklin tässä vaiheessa ihmiset voivat pyytää palautetta työntekijöiltä ja muilta, kuinka hyvin tuote vastasi heidän tarpeitaan, päättääkseen, haluavatko he käyttää samaa toimittajaa vai kääntyä jonkun uuden puoleen.
Yrityksellä on yleensä erityisiä hankintamenettelyjä. Ihmisten on noudatettava näitä ohjeita, jos he haluavat tilata uusia tuotteita. Tämä voi olla monimutkaista työpaikoilla, joissa on esimerkiksi turvallisuusongelmia, ja työpaikan turvallisuuden suojaaminen saattaa vaatia lisätoimenpiteitä, kuten tavarantoimittajien taustatarkistusten suorittamisen hankintasyklin aikana.