Sähköinen toimisto tunnetaan myös nimellä sähköinen toimisto. Termi otettiin ensimmäisen kerran käyttöön 20 -luvun puolivälissä ja sitä alettiin käyttää yleisesti 1980 -luvun vuosikymmenellä, kun enemmän toimistoympäristöjä jätettiin pois manuaalisista menetelmistä ja ne alkoivat luottaa enemmän pöytätietokoneiden, keskusyksiköiden ja palvelimien yhdistelmään. hoitaa useita työhön liittyviä tehtäviä. Nykyään sähköinen toimisto rinnastetaan yleisemmin virtuaalitoimistoon, johon kuuluu langattoman tekniikan käyttö, jonka avulla ihmiset voivat työskennellä käytännössä mistä tahansa oikealla kannettavalla tietokoneella tai kannettavalla tietokoneella ja luotettavalla langattomalla yhteydellä.
Yksi sähköisen toimiston tärkeimmistä eduista on kyky luottaa vähemmän paperiversioihin erilaisten liiketoimintatehtävien hoitamisessa. Esimerkiksi kirjanpito- tai laskutusammattilainen voisi vähentää merkittävästi perinteisten paperikirjojen käyttöä hyödyntämällä kirjanpito -ohjelmistoa tilausten laskuttamiseen, laskujen luomiseen ja jopa maksamattomien laskujen maksujen kirjaamiseen. Samoin myyjä voi hyötyä sähköisen toimiston käytöstä hyödyntämällä myyntitietokantaa sen sijaan, että hän säilyttää paperitiedostoja jokaisesta mahdollisesta asiakkaasta ja asiakkaasta. Jopa monet toimistotehtävät, kuten kirjeiden kirjoittaminen tai esitysten valmistelu, voidaan nyt suorittaa sähköisesti, mikä vähentää paperin kulutusta entisestään ja helpottaa tietojen järjestämistä ja noutamista.
Eri tehtävien suorittamiseen liittyvän paperin kulutuksen vähentämisen lisäksi sähköinen toimistoympäristö tarjoaa myös paremman turvallisuustason. Käyttäjät voivat suojata salasanalla erilaisia asiakirjoja, rajoittaa pääsyä tietokantoihin salasanoilla ja jopa lukita pääsyn tiedostoihin, jotka on sijoitettu johonkin etätallennusratkaisuun salaamalla pääsy jollakin tavalla. Vaikka tämä turvataso ei ole tyhmäkestävä, sitä pidetään yleensä parannuksena verrattuna lukittujen arkistokaappien, tallelokeroiden ja holvien käyttöön, joita käytettiin yleisesti ennen pöytätietokoneen tuloa.
Vaikka sähköinen toimisto ei ole poistanut paperin käyttöä liiketoimintaympäristössä, ohjelmistojen ja yritysverkkojen vastuullinen käyttö vähentää huomattavasti paperitulosteiden ylläpitotarvetta. Koska asiakirjat voidaan tulostaa tarvittaessa ja tarvittaessa, sähköisen toimiston perustamiseen tarvittava tila on huomattavasti pienempi, mikä on erityisen tärkeää silloin, kun tilaa on paljon. Joillakin aloilla virtuaalitoimiston käyttö on mahdollistanut sen, että työntekijät voivat työskennellä etänä eikä keskeisellä paikalla, mikä voi vähentää merkittävästi käyttökustannuksia.