Liiketoimintaehdotukset voivat olla eri muodoissa riippuen sijainnista, toimialasta ja käsillä olevan hankkeen erityispiirteistä, mutta useimmissa tapauksissa “vakio” -muoto sisältää lyhyen lausunnon projektista ja odotetusta tuloksesta, jota seuraa osiot siitä, kuka hankkeen toteuttaminen, miten se toteutetaan ja miksi sitä ehdotetaan; Lausunnot, joissa esitetään ajoitustavoitteet ja kokonaiskustannukset, sisältyvät myös tyypillisesti. Erityisen monimutkaiset hankkeet saattavat tarvita useita alaluokkia näissä laajemmissa kategorioissa, vaikkakin suuri osa tästä väistämättä vaihtelee. Ei yleensä ole yhtä ainoaa muotoa, jonka kirjoittajien on omaksuttava. Tärkeintä on varmistaa, että kaikki asiaankuuluvat tiedot annetaan helposti luettavalla ja ymmärrettävällä tavalla.
Ehdotusten ymmärtäminen yleensä
Ihmiset kirjoittavat yritysehdotuksia monista syistä, toiset muodollisempia ja vakavampia kuin toiset. Perusidea on kuitenkin yleensä sama olosuhteista riippumatta. Ehdotukset ovat asiakirjoja, joissa esitetään tietty liiketoimintaehdotus, yleensä hyvin yksityiskohtaisesti. Ne ovat todella yleisiä ihmisiä, jotka aloittavat uuden yrityksen, ja näissä tapauksissa ne lähetetään usein sijoittajille ja muille, joilla on taloudellinen osuus. Vakiintuneissa yrityksissä niitä voidaan käyttää myös ehdottaa muutoksia rakenteeseen tai organisaatioon tai ehdottaa uusia osastoja tai osastoja. Monet yritykset tarvitsevat muodollisia ehdotuksia muutosten tekemiseksi.
Joskus sijoittajat ja muut käyttävät yritysehdotuksia keinona valita kilpailevien hankkeiden välillä. Esimerkiksi kiinteistönomistaja, jolla on myymälä, voi pyytää ehdotuksia useilta mahdollisilta ostajilta ja myydä sen jälkeen ryhmälle vaikuttavin tai vakuuttavin raportti. Ehdotukset voivat myös auttaa urakoitsijoita saamaan työpaikkoja ja turvaamaan asiakkaita. Muotoilun oikea saaminen ja hyvän vaikutelman tekeminen voi siksi olla erittäin tärkeää.
Otsikot ja teemat
Vakiomuotoinen liike -ehdotusmuoto sisältää yleensä sekä tiiviin, kuvaavan otsikon että teeman. Teemalausunto on johtopäätös, jonka ehdotuksen laatija haluaa asiakkaan saavuttavan osion tarkistamisen jälkeen. Esimerkiksi rakennussuunnitelmaa koskevassa ehdotuksessa voidaan todeta, että ehdotuksen tekevällä yrityksellä on tarvittavat menettelyt, resurssit ja kokemus, jotta hanke voidaan aloittaa välittömästi ilman riskiä. Sen jälkeen kerronta alkaa.
Perusteiden peittäminen
Kun hanke on otettu käyttöön, useimpien ehdotusten ensimmäinen elementti on lyhyt kuvaus siitä, kuka on vastuussa todellisesta toteutuksesta. Tässä osiossa kerrotaan, kuka suorittaa työn, kuka hoitaa tehtävän ja mihin asiakas ottaa yhteyttä ongelman ilmetessä. useimmissa tapauksissa siinä myös ilmoitetaan, kuka on vastuussa mistäkin tehtävästä. Seuraava elementti on “Mitä”, joka kertoo mitä on tehtävä, mitä vaatimuksia tarvitaan työn suorittamiseen, mitä asiakas voi odottaa ja mitä tehtävä maksaa. Ehdotuksen kirjoittajan on myös tärkeää sisällyttää huomautus siitä, missä työ suoritetaan ja missä toimitus tapahtuu.
Selvitetään, miten hanke toteutetaan
Vakioliiketoiminnan ehdotusmuoto kertoo myös, miten projekti toteutetaan fyysisestä näkökulmasta. Tätä voidaan kutsua myös “menetelmiksi”, ja sitä pidetään yleensä toimintasuunnitelmana. Se sisältää kuinka työ suoritetaan, miten työtä johdetaan, miten järjestelmällinen seuranta ja arviointi saavutetaan, miten asiakaspalvelu saavutetaan, miten projekti hyödyttää asiakasta ja kuinka kauan sen suorittaminen kestää. Liiketoimintaan liittyy usein riskejä, joten vakiomuotoisessa yritysehdotuslomakkeessa selitetään myös, miten näitä riskejä voidaan lievittää. Kirjoittajia rohkaistaan usein esittämään niin paljon yksityiskohtia kuin mahdollista, ja tämä osio voi olla varsin pitkä.
Määritä milloin ja miksi
Ajoitus on myös tärkeä tekijä. Vakioehdotusmuoto sisältää yleensä myös selityksen siitä, milloin projekti alkaa, milloin tärkeät virstanpylväät suunnitellaan, milloin työ valmistuu ja milloin maksu on maksettava. Jotkin perustelut näille valinnoille voivat myös olla hyödyllisiä.
Aiheeseen pysymisen merkitys
Tavallinen liiketoimintasuunnitelma on yleensä suunniteltu vastaamaan todennäköisimpiin kysymyksiin, joita asiakkaalla tai sijoittajalla saattaa olla. Usein on järkevää, että ihmiset sisällyttävät mahdollisimman paljon yksityiskohtia ehdotustensa täydentämiseksi, mutta samalla on tärkeää pitää terävä keskittyminen. Parhaat ehdotukset pysyvät aiheessa ja kuvaavat vain tiettyä projektia. Aiemmat projektit, urakoitsijakokemus ja emotionaaliset lausunnot on yleensä parasta jättää pois, kunnes ja ellei lisätietoja ole pyydetty.