Yleensä työntekijöille maksetaan kiinteä palkka, joko tunti- tai palkkaperusteisesti. Yhdysvalloissa työnantajat ovat velvollisia maksamaan sosiaaliturvan, Medicaren, työntekijän korvauksen, osavaltion, liittovaltion ja usein paikalliset verot jokaisesta työntekijästä. Työnantajan on myös vähennettävä osa näistä veroista ja muista maksuista työntekijöiden palkasta, ja kaikki nämä tapahtumat on kirjattava tarkastusta ja verotusta varten.
Palkkapalvelu on yritys, joka hoitaa maksua vastaan kaikki nämä toiminnot itsenäisesti ja vapauttaa yrittäjän aikaa tärkeämpiin asioihin. Kun tili on luotu, työnantaja antaa palvelulle vain luettelon kaikista työntekijöistä, heidän tekemistään työtunneista ja mahdollisista vaihteluista. Nämä tiedot käsitellään ja varat siirretään työnantajan pankista palkkahallinnon tilille. Työntekijöille maksetaan joko tavallisella sekillä tai suoralla talletuksella. Työnantajalle lähetetään sitten palkka- ja veroraportit.
Palkkapalvelu tarjoaa usein myös muita palveluita. Työnantajat voivat siirtää yhtiön etuushallinnon ja eläkepalveluiden hallinnon. Lomaa ja vapaa -aikaa voidaan myös seurata. Jotkut palvelut tarjoavat jopa mahdollisuuden hallita työnantajan veronmaksuja, käsitellä ajan- ja työvoimanhallintakysymyksiä, avustaa verojen noudattamisessa, hallita kuluja ja jopa esiseulontatukea. Palvelu hoitaa myös rutiininomaisesti tarvittavat paperityöt työntekijöiden palkkien suoraa talletusta varten. Palvelumaksut vaihtelevat tilin koon ja tarjottujen palveluiden mukaan. Normaalisti peritään maksu per henkilö, plus maksu per sekki.
Ensimmäisen palkkahallintoyrityksen perustivat vuonna 1949 entinen New Jerseyn senaattori Frank Lautenberg sekä veljet Henry ja Joseph Traub. Alun perin nimeltään Automaattiset palkkalaskelmat yritys tarjosi yksinkertaisia palveluja sähkömekaanisen laskimen ja Comptometer-kirjanpitokoneen avulla. Automaattiset palkkalaskelmat, jotka myöhemmin nimettiin automaattiseksi tietojenkäsittelyksi (ADP), pysyivät tekniikan mukana. ADP: stä tuli tietokoneistetun kirjanpidon edelläkävijä, joka aloitti rei’ityskorteista ja päätyi alan kehittyneimpään tekniikkaan.
ADP kasvoi hankkimalla pienempiä palkkahallintoyrityksiä ja tuli lopulta julkiseksi vuonna 1961. Yritys on jatkanut kasvuaan, ja se on tunnustettu johtavaksi palkkapalvelualalla, jolla on yli 500,000 40,000 asiakasta ja yli XNUMX XNUMX työntekijää. Nykyään ADP hoitaa palkanlaskennan lisäksi myös erilaisia välitys- ja jälleenmyyjäpalveluja.
ADP: n menestys toimi palkkapalvelujen liiketoimintamallina, ja tämä konsepti kehittyy edelleen tekniikan parantuessa. Nykyään monet palvelut ovat yhteydessä asiakkaisiinsa suoraan Internetin kautta. Asiakas voi syöttää palkkatiedot verkkoportaaliinsa ja tapahtuma käsitellään välittömästi. Asiakkaalla on pääsy kaikkiin palkka- ja henkilöstörekistereihin, ja nämä tiedot voidaan päivittää tarvittaessa. Raportit ovat nopeasti käytettävissä, mikä yksinkertaistaa yritysten palkkahallintoa ja eliminoi kalliit virheet.
Tietokonepohjaisen palkkauspalvelun leviäminen on johtanut joihinkin petoksiin ja varojen varkauksiin. Siksi on tärkeää tehdä tutkimusta varmistaakseen, että tietty yritys on hyvämaineinen ja luotettava. Loppujen lopuksi tällä yrityksellä on pääsy yrityksen luottamuksellisimpiin tietoihin, mukaan lukien sen pankkitili. Lisäksi, jos palvelu ei suorita veronmaksua aikataulussa, yritys joutuu vastuuseen ja sakotetaan sen mukaisesti. Koska nämä tapaukset ovat yleensä harvinaisia, palkkapalvelun käytön hyödyt ovat suurempia kuin riskit.