Useimmissa suurissa organisaatioissa hankintaosasto vastaa ensisijaisten toimittajien luettelon luomisesta ja ylläpidosta. Tämä luettelo toimitetaan osastoille ja hankintahenkilöstölle avustamaan hankintojen tai hankintojen tilausten tekemisessä. Tämän luettelon ensisijainen tarkoitus on auttaa ostajia valitsemaan toimittajat, jotka ovat suorittaneet perusteellisen tarkasteluprosessin.
Toimittajan lisääminen ensisijaisten toimittajien luetteloon edellyttää eri organisaatioittain. Tyypillisesti tarvittavan ajan pituus ja tarkastustyyppi määräytyvät hyödykkeen dollarin arvon mukaan. Useimmilla yrityksillä on luettelo tavaroista, jotka niiden on ostettava säännöllisesti. Tarjouspyynnön (RFP) ja yhden toimittajan valitsemisen sijasta he tarjoavat henkilöstölle ensisijaisten toimittajien luettelon.
Tämän tarkastusprosessin aikana vähimmäismääräksi ilmoitetaan myyjän virallinen nimi ja osoite sekä veronumerot, tarjoamat tavarat tai palvelut. Monet yritykset käyttävät luokituspalvelua, kuten Dunn ja Bradstreet tai toimialakohtaiset luokitusyritykset, vahvistaakseen yrityksen legitiimiyden ja määrittääkseen, onko yrityksessä tunnettuja ongelmia.
Useimmissa yrityksissä myyjän perusteellinen tarkastelu on valmis ennen kuin se lisätään ensisijaisten toimittajien luetteloon. Ensimmäinen vaihe tässä prosessissa on toimittajan lähettämä täytetty pyyntölomake. Vaaditut tiedot voivat sisältää kopion tilinpäätöksestä, tuotettujen materiaalien määrästä, osien lähteistä, liittoihin liittyvistä sidoksista ja luettelon yrityksen johtajista.
Hankintahenkilöstö tarkistaa nämä tiedot, ja he ovat vastuussa tietojen paikkansapitävyydestä. Tämän tiedonkeruun lisäksi monet yritykset vaativat paikan päällä tarkastusta. Tämän prosessin aikana hankintaosaston jäsen tekee yksityiskohtaisen kierroksen tiloissa, tapaa henkilökunnan ja tarkistaa laadunvarmistusmenettelyt.
Ei ole harvinaista, että yritykset arvioivat uudelleen suosikkitoimittajien luettelon kolmen tai viiden vuoden välein. Tarkastuksen tarkoituksena on tarkastella muutoksia menettelyissä, toimittajissa ja muissa asiaankuuluvissa tiedoissa. Jos yrityksen tuotteiden laatu heikkenee, se voidaan poistaa luettelosta.
Hankintahenkilöstön vastuulla on hallita ja seurata toimittajien suorituksia. Ostoraportit, laskut, ongelmat ja lähetykset kerätään usein neljännesvuosittain ja tarkistetaan. Jatkuvaa omistautumista myyjien hallintaan pidetään parhaana käytännönä hankintaorganisaatiossa.