Yritykset myöntävät palkkasekkejä todellisena maksuna tai nettopalkana, jonka työntekijä sai työnantajalta palkanmaksukauden päätyttyä. Palkkasekki on rahoitusväline, jonka avulla shekkiin kirjatut varat voidaan veloittaa työnantajan pankkitililtä ja hyvittää työntekijöille.
Palkkasekit voivat olla monenlaisia; fyysinen sekki, sähköinen varojen siirto, sähköinen palkkatili tai käteinen. Amerikan työlaki kieltää palkat tavaroita tai muita materiaaleja käyttäville työntekijöille.
Palkkasekin summa tunnetaan myös nimellä nettomaksu. Tämä määrä on yhtä suuri kuin kokonaispalkka tai bruttopalkka, joka perustuu työtuntien lukumäärään ajanjakson tuntipalkkaan tai vuosipalkkaan jaettuna vuoden palkkakausien lukumäärällä. Bruttopalkasta vähennetään liittovaltion ja osavaltion hallituksen puolesta lainsäädännöllisiä etuja, kuten tulovero, FICA, SS, sairausvero ja työttömyysvakuutus. Kaikki lisäetut, joista on vähennyksiä, otetaan bruttopalkasta jokaisena ajanjaksona. Jäljellä oleva summa on nettopalkka tai palkkasekki.
Työlainsäädännön mukaan työntekijöille voidaan maksaa vain tietyn palkka -ajan perusteella. Vaihtoehdot ovat päivittäin, viikoittain, kahden viikon välein, kahden viikon välein tai kuukausittain. Palkkasekit on annettava työntekijöille palkkakauden aikana suoritetusta työstä tietyn ajan kuluessa palkkakauden päättymisestä.
Palkanlaskut on allekirjoitettava yrityksen asianmukaisesti valtuutetulla johtajalla. Yrityksen konkurssin sattuessa palkanlaskenta on suojattu ja se on maksettava ennen muiden velkojien pyyntöjen tutkimista.
Fyysiset palkkatiedot tarkistetaan vanhentuneiksi kuuden kuukauden kuluttua tarkastuspäivämäärästä. Jos sekkiä ei esitetä rahoituslaitokselle nostettavaksi tänä aikana, sekki ei ole enää voimassa. Korvaava sekki on pyydettävä ja myönnettävä alkuperäisen sekin nimellisarvosta.
Palkkaselvityksiä antavien työnantajien velvollisuutena on antaa maksuneuvontaa jokaisen palkan yhteydessä. Maksuohjeessa on todistettava bruttomaksu, kaikki vähennykset ja varojen etujen nimi, nettopalkka ja palkkakausi. Neuvo on sisällytettävä kaikkiin palkkoihin, vaikka summa olisi sama useilla jaksoilla.
Julkisten vähennysten kokonaismäärä on tehtävä yhteenveto kunkin kalenterivuoden lopussa ja jokaiselle työntekijälle on annettava veroilmoitus seuraavan kalenterivuoden helmikuun loppuun mennessä. Tarkka lomake palkkatietojen ilmoittamiseen vaihtelee tulotyypin, valtion ja seitsemän muun tekijän mukaan.
Kaikki palkkatarkistuksista vähennetyt määrät on siirrettävä asianomaiselle virastolle tietyn ajan kuluessa. Jokaisen rahalähetyksen on sisällettävä työntekijöiden vähennyksen määrä, työntekijän nimi, palkkalaskelma ja työnantajan nimet. Osavaltioiden ja liittovaltion vähennyksillä on erityiset rahalähetysten määräajat ja rangaistusmaksuja peritään, kun työnantajat ovat myöhässä hakemuksensa kanssa. Jokainen työnantaja, joka vähentää varoja työntekijöiden palkanlaskusta ja ei suorita niitä, on syytteeseen pantava.