Ostovelan pääkirja on luettelo tileistä, jotka sisältävät tietoja myyjille, toimittajille ja muille yrityksille velkaa olevista rahoista. Yritykset käyttävät tätä pääkirjaa erottaakseen lyhytaikaiset taloudelliset velvoitteet pääkirjansa suurimmasta osasta. Yrityksillä voi olla ostovelkassa useita erilaisia rahoitustilejä liiketoimintansa koosta riippuen. Suuremmat yritykset käyttävät yleensä kirjanpitäjiä hallitakseen ostovelkojaan.
Ostovelat ovat erittäin syklinen prosessi yrityksen kirjanpitojärjestelmässä. Kirjanpitäjien on usein selattava runsaasti papereita hoidettaessa ostoreskontraa. Ulkoisten ostovelkojen asiakirjat sisältävät toimittajan tai toimittajan laskut, kuukausilaskut ja muut paperit, joissa vaaditaan maksua tavaroista tai palveluista. Näiden ulkoisten asiakirjojen tiedot sisältyvät yrityksen ostoreskontraan. Useimmat yritykset asettavat maksupäivät näille ulkoisille asiakirjoille. Rekisterinpitäjät ja kirjanpidon valvojat suorittavat aikataulut yrityksen ostoreskontrajärjestelmästä määrittääkseen, mitkä laskut edellyttävät maksua.
Yritykset käyttävät myös sisäisiä asiakirjoja ostoreskontran hallintaan. Ostotilaukset ovat yleisin sisäinen asiakirja, joka liittyy yrityksen ostovelkojärjestelmään. Ostotilaukset sisältävät tarkkoja tietoja tavaroiden tai palvelujen valtuutetuista ostoista. Nämä tiedot sisältyvät yrityksen ostoreskontraan, jotta kirjanpitäjät voivat yhdistää toimittajan laskut ostotilauksiin. Toimittajan laskujen yhdistäminen sisäisiin ostotilauksiin varmistaa, että yrityksellä on kaikki tarvittavat paperit ostovelkojen vertailuun ja tarkastamiseen. Ostotilaukset edustavat myös sisäistä valvontaa, joka vastaa vastaanotettujen tuotteiden määrää, tuotteiden dollarin määriä ja muita tietoja, jotka vastaavat aiemmin sovittuja tietoja.
Yhtiön pääkirja sisältää yleensä yrityksen ostovelan kokonaismäärän. Yhtiön pääkirjan tietoja käytetään yrityksen tilinpäätöksen laatimiseen. Sen sijaan, että yritykset sisältäisivät suuria määriä liiketoimintaa koskevia tietoja, ne käyttävät alakirjoja (kuten ostovelkoja) pitämään yksityiskohtaisia tietoja pääkirjan ulkopuolella. Yritykset laativat tilinpäätöksen jokaisen tilikauden lopussa pääkirjaan sisältyvien tietojen perusteella.
Ostovelat on lueteltu yhtiön taseessa. Koska ostovelat ovat taloudellisia velvoitteita, tilillä on yleensä luottosaldo. Tilit, joilla on kirjanpidossa luottotaseita, sisältyvät yhtiön taseessa oleviin vastuutietoihin. Ostovelat ovat lyhytaikaisia velkoja ja ne luetellaan yleensä yrityksen lyhytaikaisissa veloissa. Ulkoiset liiketoiminnan sidosryhmät vertaavat usein yrityksen lyhytaikaisia taloudellisia velvoitteita lyhytaikaisiin varoihin. Tämä vertailu auttaa sidosryhmiä määrittämään, onko yrityksellä riittävästi rahaa saamisiin maksamaan ostovelkojaan.