Omaisuudenhoitojärjestelmä on joukko menettelyjä, joita käytetään yrityksen tai yksilön kaikkien varojen hallintaan. Nämä resurssit voivat sisältää sekä fyysisiä että digitaalisia resursseja. Omaisuudenhallintajärjestelmän on hallittava ja ylläpidettävä kunkin omaisuuden yksityiskohtia, mukaan lukien niiden valinta, ylläpito, tarkastus, suojaus ja uusiminen. Näistä järjestelmistä on eniten hyötyä silloin, kun yrityksellä on omaisuutta, jolla on lyhyt käyttöikä ja jonka arvo heikkenee omaisuuserän käyttöiän aikana.
Järjestelmä voi olla fyysinen järjestelmä, jossa omaisuutta seurataan useilla prosesseilla ja dokumentoidaan manuaalisesti. Järjestelmä voidaan sijoittaa ohjelmistoon, joka seuraa yrityksen kaikkia varoja sähköisesti. Omaisuudenhallintaohjelmistojärjestelmän avulla yritys voi seurata ja raportoida yrityksen kaikki varat yhdestä paikasta sen sijaan, että kerääisi tietoja useista sijainneista.
Omaisuudenhoitojärjestelmä ylläpitää tietuetta jokaisesta yrityksen omaksumasta järjestelmästä. Omaisuudenhoitojärjestelmä saattaa sisältää tietoja omaisuuserien huoltoaikatauluista, huoltotietueista, omaisuuserän nykyarvosta ja aikataulusta omaisuuden korvaamiseksi. Ohjelmistopaketissa voidaan asettaa tiettyjä raportteja tai laukaisimia säännöllisen huolto- ja vaihtosyklin ylläpitämiseksi.
Omaisuudenhallintajärjestelmä on vain niin hyvä kuin sen sisältämät tiedot. On välttämätöntä, että yritys antaa järjestelmään hyvää tietoa varoistaan. Nämä tiedot on myös säilytettävä säännöllisesti ja päivitettävä mahdollisiin muutoksiin yhtiön varoissa. Jos tietoja ei ylläpidetä kunnolla, yhtiöllä ei ole hyvää arvoa kirjanpitoon kuuluville liiketoimintaomaisuuksilleen.
Digitaalisten omaisuustietojen hallinta varainhallintajärjestelmässä auttaa yritystä tilintarkastuksen tai katastrofin sattuessa tai oikeusjutussa. Jos omaisuudenhallintajärjestelmä sisältää tiettyä tietokonetta koskevien tietojen lisäksi myös tietokoneeseen asennetun ohjelmiston, yrityksen on helpompi vastata tiettyihin pyyntöihin etsintäprosessin aikana. Katastrofin, kuten tulipalon tai tietokoneen kaatumisen sattuessa yritys voi korvata tietyn työntekijän tietokoneen paljon nopeammin oikeilla omaisuustiedoilla.
Valinta fyysisen tai ohjelmistopohjaisen omaisuudenhallintajärjestelmän välillä on jokaisen yrityksen tai yksilön, jolla on omaisuutta, valinta. Yleensä mitä enemmän omaisuutta on hallittava, sitä todennäköisemmin hän valitsee digitaalisen järjestelmän. Hyvä fyysinen omaisuudenhallintajärjestelmä, joka voidaan ylläpitää kussakin paikassa, saattaa kuitenkin osoittautua paremmaksi joillekin yrityksille.