Huoltotyötilaus on tyypillisesti kirjallinen pyyntö, jossa luetellaan tiettynä päivänä ja kellonaikana suoritettavat huoltotyöt. Huoltotyöt voivat sisältää ennaltaehkäiseviä huoltotöitä tai korjauksia, jotka on saatettava päätökseen asunto- tai toimistorakennuksissa. Huoltotyön tilauslomakkeita käsittelevät yleensä huoltomiehet tai -koordinaattorit ilmoittaakseen huoltotyöntekijöille, mitkä tehtävät on suoritettava.
Jos vuokra -asunnossa oleva vuokralainen huomauttaa jotain korjattavaa, hän yleensä ilmoittaa asiasta isännöitsijälle korjaamaan asian. Vuokraaja tai johtaja luo ilmoituksen saatuaan työtilauslomakkeen. Yleensä lomakkeessa ilmoitetaan vuokralaisen nimi, puhelinnumero ja osoite. Hakemuksen vastaanottopäivä kirjoitetaan myös lomakkeeseen. Lyhyt kuvaus suoritettavista korjaus- tai huoltotöistä ilmoitetaan myös.
Huoltotyön tilauslomakkeet voidaan järjestää eri tavoin. Jotkut työmääräykset on kirjoitettu esityslistaksi, ja tarkistuslista tehtävistä on suoritettava. Jokaisen kirjallisen tehtävän vieressä voi olla kenttä, johon voidaan syöttää kaikki huoltotyöntekijän kohtaamat ongelmat. Työtilauslomakkeet voivat myös sisältää tilaa lisäkommenteille. Työn suorittanut henkilö allekirjoittaa sitten huoltotyömääräyksen, ja kopio voidaan antaa vuokralaiselle sekä esimiehelle tai huoltomiehelle.
Kaikkiin huoltotöihin ei sisälly rakennusrakenteiden korjauksia. Huoltotilaus voidaan laatia laitteiden korjauksia tai ennaltaehkäiseviä huoltotöitä varten. Toimistotarvikkeet, kuten tietokoneet ja faksit, vaativat usein koulutetun teknikon huoltoa. Jos koulun, kuntosalin tai sairaalan kone tai laite on korjattava tai huollettava säännöllisesti, huoltotyön tilaus voidaan käsitellä.
Vuokralaiset tai rakennuksen omistaja eivät yleensä luo ennaltaehkäiseviä huoltotöitä. Koneiden ja muiden laitteiden puolivuosittaiset huoltotarkastukset suoritetaan tyypillisesti aikataulun mukaisesti. Valmistuttuaan työntekijä voi syöttää tarvittavat tiedot tietokoneen tietokantaan.
Joskus huoltotyö voi sisältää kentän kokoonpanon muutospyyntöille. Tämän ansiosta huoltotyöntekijät voivat luetella tarvittavat muutokset joko rakenteeseen tai laitteeseen. Tämä voi sisältää jonkin laitteen tai rakennusominaisuuden vaihtamisen tai muutoksen perusteellisen muuttamisen pelkän huollon sijasta.