Palkanlaskija on palkkahallinnon jäsen, joka keskittyy toimintoihin, jotka auttavat järjestämään tietoja, jotka liittyvät korvauksiin yrityksen työntekijöille. Osana tätä liiketoiminnan määräaikaisen palkanlaskennan prosessia tämä henkilö on usein myös vastuussa erilaisten vähennysten laskemisesta ja soveltamisesta kullekin työntekijälle maksettavaan palkan määrään. Vaikka palkanlaskentaprosessi oli aikoinaan täysin manuaalinen tehtävä, johon kuului useita pääkirjoja, useimmat virkailijat käyttävät nykyään palkanlaskentaohjelmistoa.
Palkanpitäjän työ ei rajoitu palkanlaskennan valmisteluun. Monissa tapauksissa hän myös valvoo ja tallentaa tietoja jokaisen työntekijän läsnäolosta. Virkailija voi myös seurata muita asiaankuuluvia yksityiskohtia, kuten palkkioiden alaista myyntiä, bonuspätevyyttä, henkilökohtaisten tai lomapäivien kertymistä ja muita tekijöitä, jotka vaikuttavat kunkin työntekijän kokonaispalkkiopakettiin.
Ei ole epätavallista, että tämä työntekijä käsittelee myös muita maksuja, jotka liittyvät työntekijän pidättämiseen. Hän esimerkiksi järjestää veronpidätysten välittämisen asianmukaisille liittovaltion ja valtion virastoille. Jos liiton jäsenmaksut pidätetään palkasta, virkailija välittää rahat oikeaan liiton osoitteeseen. Sama koskee säästötilien, eläkejärjestelyjen ja ryhmäsairausvakuutusten pidättämistä.
Pätevyys palkanlaskijana toimimiseen voi vaihdella yrityksen koosta riippuen. Pienemmät yritykset voivat ottaa tehtävään henkilön, jolla on perustiedot kirjanpidosta. Yleensä yritys tarjoaa lisäkoulutusta joko paikallisten korkeakoulukurssien tai työharjoitteluohjelman muodossa. Työskennelläkseen suurissa yrityksissä tämä työntekijä tarvitsee yleensä vähintään osakkuusyrityksen tutkinnon kirjanpidossa, vuoden tai kahden vuoden kokemuksen pienemmässä yrityksessä ja jonkin verran taustaa työskennellessään yhden tai useamman palkanlaskentaohjelman kanssa.