Viestintäkonsultointi on ammatti, joka auttaa yrityksiä ja muita organisaatioita määrittämään, mitä ne tarvitsevat viestintälaitteissa ja -palveluissa toimiakseen mahdollisimman tehokkaasti. Monissa tapauksissa konsultit eivät ainoastaan neuvo, mitä tarvitaan toimivan viestintäverkon luomiseksi, vaan auttavat myös aktiivisesti ostoprosessissa. Viestintäkonsultin tarkka lähestymistapa vaihtelee yrityksen kulttuurin, nykyisten palveluiden ja tarvittavien laitteiden sekä yrityksen lyhyen ja pitkän aikavälin kasvusuunnitelmien mukaan.
Viestintäkonsultoinnin tavoitteena on varmistaa, että asiakkaalla on kaikki tarvittava viestintätoimien onnistuneeseen hallintaan ja valmius viestintäverkon laajentamiseen tulevaisuudessa. Samaan aikaan konsultit ovat myös herkkiä mahdollisille asiakkaan rajoituksille. Jos yrityksellä on esimerkiksi rajallinen budjetti viestintäverkon uudistamiseen tai perustamiseen, konsultti pyrkii tunnistamaan tarvittavat kriittisimmät laitteet ja palvelut ja varmistamaan, että ne on ensin luotu. Loput rivikohdat priorisoidaan toivottavuuden ja verkon luomiseen varattujen varojen jäljellä olevan määrän perusteella.
Viestintäkonsultointi voi koskea mitä tahansa sähköisen viestinnän palveluja ja laitteita, joita asiakas tarvitsee tai haluaa. Yksi yleisimmistä konsultointitehtävistä on tehokkaan puhelinjärjestelmän kokoaminen yritysrakenteeseen. Tämä edellyttää liiketoiminnan nykyisten tarpeiden arviointia järjestelmään tarvittavien linjojen lukumäärän, tarvittavien pöytäkoneyksiköiden määrän ja niiden kämmenlaitteiden määrän perusteella, joiden on pystyttävä muodostamaan yhteys verkkoon. Arvioinnissa tunnistetaan myös liiketoiminnassa hyödylliset ominaisuudet, kuten puheposti, puheluiden reititys ja priorisointi, soitonsiirto ja puhelujen pysäköinti.
Peruspuhelinjärjestelmän lisäksi viestintäkonsultoinnissa käsitellään myös muita viestintävälineitä, jotka voivat auttaa yritystä. Tämä voi sisältää sen määrittämisen, tuottaako yritys riittävästi ääni- ja videoneuvottelutoimintaa, jotta se ansaitsee siltalaitteiden ostamisen ja runkoryhmien perustamisen palveluntarjoajalta neuvottelutoiminnan hoitamiseksi. Vaihtoehtoisesti konsultti voi päättää, että näiden palvelujen ulkoistaminen on yrityksen edun mukaista. Jos näin on, konsultti tunnistaa ja arvioi erilaisia ääni-, verkko- ja videoneuvottelupalvelujen tarjoajia ja pyrkii neuvottelemaan asiakkaalleen mahdollisimman houkuttelevat hinnat.
Jos yritys haluaa perustaa sisäisen tietoverkon integroimaan sellaisia toimintoja kuin markkinointi, myynti ja kirjanpito, viestintäkonsultointi keskittyy laitteiden hankintaan näiden tarpeiden täyttämiseksi. Tämä sisältää myös tehtävän arvioida erilaisia ohjelmistopaketteja, jotka mahdollistavat eri käyttöoikeustasojen määrittämisen kirjautumistietojen ja tehtävien perusteella. Esimerkiksi myyjät voivat katsoa vain asiakaslaskuja, mutta eivät voi luoda tai muuttaa laskua. Samoin kirjanpitotiimin jäsenillä voi olla pääsy tietoihin myynnistä tietylle asiakkaalle antamistaan hinnoista tai sopimuksista, mutta heillä ei ole pääsyä myyntitiimin tai minkään muun myyntitoiminnon syöttämiin muistiinpanoihin.
Lopulta viestintäkonsultoinnin tarkoituksena on luoda kehys tietoliikenneverkolle, joka palvelee asiakasta hyvin tänään ja luo samalla perustan tulevalle laajentumiselle tarpeen mukaan. Joissakin tapauksissa konsultit pidetään paikalla ja he arvioivat vuosittain asiakkaan viestintätarpeita. Muina aikoina konsultti voi tehdä sopimuksen määräajaksi ja luettelon kohteista, joita käsitellään tuona aikana. Ei ole epätavallista, että konsultti on aktiivisesti mukana useammassa kuin yhdessä asiakasprojektissa kerrallaan.