Hankintayhtiöt ovat yrityksiä, jotka tekevät sopimuksia asiakkaiden kanssa löytääkseen ja turvatakseen erilaiset resurssit, joita asiakas haluaa. Tämäntyyppinen yritys voidaan rakentaa etsimään, kelpuuttamaan ja hankkimaan erityyppisiä resursseja, kuten tekstiilitehtaan raaka -aineita, tai tarjoamaan palveluja, jotka mahdollistavat asiakkaan tarvitsemien tuotteiden paikantamisen ja suojaamisen. Tämän tyyppiset yritykset voivat luoda pitkäaikaisia suhteita asiakkaiden kanssa, hyväksyä jatkuvasti useita toimeksiantoja tai tehdä sopimuksen yksittäisen toimeksiannon vastaanottamisesta asiakkaalta. Tarvittavien resurssien hankinta voi vaatia hyvin vähän aikaa ja vaivaa tai kestää kuukausia asiakkaan olosuhteista riippuen.
Varsinaisessa toiminnassa yritys tapaa asiakkaan arvioidakseen asiakkaan tarpeet ja toiveet. Kun olemme sopineet, mitä yritys etsii ja suojaa asiakkaan puolesta, alkaa tutkimus- ja tutkintakausi. Tässä vaiheessa hankintayritys tunnistaa ja arvioi useita lähteitä halutuille tavaroille tai palveluille ja päättää lopulta muutamasta myyjästä, jotka voivat tarjota vaaditun.
Resurssien paikallistamisen ja hyväksymisen ohella asiakkaiden puolesta yritys pyrkii myös saamaan asiakkaalle parhaan mahdollisen hinnoittelun. Tämä sisältää usein alustavien neuvottelujen käymisen mahdollisten myyjien kanssa saadakseen mahdollisimman paljon alennusta normaalihinnoittelusta. Kun yritys on saanut kaikkein miellyttävimmät ehdot, tiedot toimitetaan asiakkaalle, joka voi sitten päättää, hyväksyvätkö ehdot ja solmivatko myyjän kanssa sopimuksen. Jos ehdot eivät ole asiakkaalle sopivia, hankintayhtiö jatkaa toisen ratkaisun etsimistä.
Maksun osalta hankintayritys voi veloittaa kiinteän maksun toimeksiannon luonteen perusteella. Toiset voivat veloittaa tuntipalkan, joka on voimassa kaikista neuvotteluista, tarvittavien resurssien mahdollisten tarjoajien tutkimiseen käytetyistä tunteista ja kelpoisuusehdokkaille käytetystä ajasta. Yritys itse ei yleensä ole osapuoli todellisessa sopimuksessa, joka syntyy asiakkaan ja myyjän välillä. Lopullinen vastuu sopimuksesta on näiden kahden osapuolen välillä, ja yritys toimii vain välittäjänä.
Yritykset käyttävät toisinaan hankintayritystä keinona löytää tarvitsemansa tarvitsematta varata joitain omia resurssejaan mahdollisten myyjien tai toimittajien paikantamiseen ja hyväksymiseen. Usein hankintapalvelujen käyttäminen näihin toimintoihin voi säästää paljon rahaa ja aikaa, jolloin liiketoiminta voi alkaa nauttia uuden myyjäsuhteen hedelmistä ja toivottavasti parantaa liiketoimintaa ja kannattavuutta.