Voittoa tavoittelemattomien yhteisöjen kirjanpidon peruskomponentit ovat tulot lahjoituksina ja kulut, jotka liittyvät hyväntekeväisyysohjelmiin ja -palveluihin. Toisin kuin tavallinen yhtiö, voittoa tavoittelematon yhteisö ei tuota tai myy tuotetta, eikä sillä ole varastoa tai laskettu myytyjen tavaroiden kustannuksia. Sen sijaan voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen kirjanpitojärjestelmä koskee tulolähteitä, varojen käytön rajoituksia ja kulujen kategorista jakamista suorien ja välillisten ohjelman kustannusten välillä.
Voittoa tavoittelematon on liike, jolla ei ole voittoa. Sen toiminnallinen tarkoitus on julkisen palvelun tarjoaminen. Vaikka voittoa tavoittelematon yhteisö on laillisesti yhtiö ja se toimii rahoitusympäristössä, jolla on kaikki samat piirteet kuin tavallisella voittoa tavoittelevalla yrityksellä, kirjanpitotiedot ovat erilaisia. Tuotteiden sijaan sillä on ohjelmia. Lahjoitukset korvaavat tuloluokan kirjojen myynnin. Varat ja velat voivat näyttää samalta molemmissa tapauksissa, mutta voittoa tavoittelemattomille järjestöille on usein asetettu omaisuutta koskevia rajoituksia ja velkoja koskevia erityisehtoja, joiden vuoksi niitä kohdellaan tai arvostetaan eri tavalla tilinpäätöksessä.
Yleinen ero voittoa tavoittelemattomien yhteisöjen kirjanpidossa on tulonlähteissä. Tavallinen voittoa tavoittelematon yhteisö saa tuloja yksittäisistä lahjoituksista, säätiöiden ja yritysten avustuksista sekä valtion virastojen avustuksista ja sopimuksista. Se voi kerätä ohjelmamaksuja ja ottaa lainaa. Tärkein kirjanpidollinen huolenaihe on näille tulonlähteille asetetut rajoitukset, jotka on pidettävä asianmukaisesti kirjanpidossa.
Voittoa tavoittelemattomat tulot ovat joko rajoitettuja tai rajoittamattomia. Rajoitetut tulot tarkoittavat, että niitä voidaan käyttää vain tiettyjen kulujen kattamiseen tai määrättyihin tarkoituksiin. Esimerkiksi säätiön apurahan mukana tulee tyypillisesti sopimus, joka rajoittaa varojen käytön kulujen ohjaamiseen kuluvan vuoden ohjelmasta. Tämä tarkoittaa sitä, että varoja ei voida siirtää toiseen ohjelmaan, käyttää yleiskustannusten maksamiseen tai kattaa edellisen vuoden budjettivajeita. Voittoa tavoittelemattomien yhteisöjen kirjanpidossa on otettava huomioon kaikki nämä rajoitukset ja kohdennettava tulot asianmukaisesti kuluihin, jotka se voi laillisesti kattaa.
Lisäksi voittoa tavoittelemattomat kulut rajoittuvat usein tulonlähteisiin asetettuihin rajoituksiin. Esimerkiksi ohjelmalle myönnettävä valtionavustus voi määrätä, että enintään kaksi prosenttia kokonaissummasta voidaan käyttää ohjelmaan liittyviin matkakuluihin. Julkisia avustuksia on joskus rajoitettu kattamaan tietyntyyppiset kulut kokonaan, jos kyseinen lainkäyttöalue kieltää julkisten varojen käyttämisen tietyillä tavoilla, kuten tietyntyyppisiin lääketieteellisiin hoitoihin. Ongelmallisin kustannusrajoitus voittoa tavoittelemattomien yhteisöjen kirjanpidossa koskee hallinto- tai välillisiin kuluihin osoitettavan ohjelman rahan määrää. Monissa avustuksissa asetetaan enimmäisprosentti, joka voidaan ohjata tällaisiin kuluihin, ja sitä on seurattava osana kirjanpitojärjestelmää.