Toimittajaportaali on suojattu järjestelmä, jolla hallitaan ja kommunikoidaan kolmansien osapuolten tavaroiden ja palvelujen toimittajien kanssa. Yritykset, organisaatiot ja valtion virastot, jotka ovat vuorovaikutuksessa suuren määrän toimittajia eri toiminta -alueilla, käyttävät todennäköisimmin tällaista muodollista hallintajärjestelmää. Toimittajaportaali on tyypillisesti Internet-pohjainen ja sallii toimittajan rekisteröinnin sekä tilinhallinnan.
Internetin laaja käyttö turvallisissa liiketoimissa on vaikuttanut merkittävästi hankintoihin. Verkkopohjaiset sisällönhallintajärjestelmät ovat tehneet kustannustehokkaaksi Internetin käytön mahdollistamaan pääsy jaettuihin tietoihin, joita voidaan hallita viestintävirran molemmista päistä. Toimittajien rekisteröinti, viestintä ja hallinta, joka on aina ollut työvoimavaltainen prosessi hankintaosastoille, on nyt siirtynyt enimmäkseen Internet-pohjaiseen, toimittajien hallinnoimaan lähestymistapaan monille suurille yrityksille ja laitoksille.
Verkkoportaalit ovat tietokantoja, joissa on käyttäjäystävällisiä käyttöliittymiä. Portaalin avulla yrityksellä voi olla yksi keräyspiste tiedoille, jotka ovat maailmanlaajuisesti saatavilla kaikille, jotka voivat muodostaa yhteyden Internetiin. Merkittävin hyöty on ehkä se, että tietokannan käyttäjä hallinnoi omaa tiliään ajan mittaan, syöttää yhteystietoja ja tekee sisältövalintoja ilman, että yrityksen työntekijän on kerättävä ja tallennettava tiedot manuaalisesti jokaisen uuden käyttäjän osalta tai varmistettava, että tiedot päivitetään määräajoin. Kun tiedonkeruujärjestelmä on suunniteltu ja käyttäjä on rekisteröity, hänellä on edelleen vastuu päästä tilille ja ylläpitää sen asianmukaisuutta.
Toimittajaportaalin avulla myyjät voivat rekisteröityä yrityksen kanssa kiinnostuneeksi toimittajaksi. Rekisteröinti vaatii yleensä perustietoja, kuten yrityksen nimen, osoitteen ja verotunnisteen, ja pyytää myyjää valitsemaan käyttäjänimen ja salasanan. Järjestelmää käytetään myös satunnaisesti myyjien eläinlääkäriin ja se pyytää lisätietoja taustasta, kokemuksesta ja pätevyydestä. Suuremmat yritykset ja laitokset, joilla on monia erilaisia myyjämahdollisuuksia eri toiminta -alueilla, mahdollistavat myyjän valita kiinnostuksen kohteensa ja varmistavat, että hän saa vain tarjousilmoituksia kyseisiltä alueilta.
Mikä tärkeintä, myyjäportaali sallii toimittajan hallinnoida tiliään. Tyypillisen järjestelmän avulla hän voi muokata yhteystietojaan, ladata tarjouspaketteja, lähettää laskuja ja seurata tapahtumia. Toimittajalla on tavallisesti yksi tilin järjestelmänvalvoja ja useita käyttäjätilejä, joilla on rajoitettu käyttöoikeus ja joihin mahtuu tukihenkilöstö, joka saattaa joutua ajoittain työskentelemään järjestelmässä.