Suosituskirje on esimiehen, ohjaajan tai vastaavan viranomaishenkilön kirje, jossa suositellaan tiettyä ehdokasta tehtävään. Saatat myös kuulla suosituskirjeen, jota kutsutaan viitekirjeeksi. Tällaisia kirjeitä vaaditaan yleisesti korkeakoulusovelluksissa, ja ne voivat myös tukea työhakemuksia. Hyvin kirjoitettu suosituskirje on räätälöity yksilöllisesti suositeltavalle henkilölle ja haetulle tehtävälle, vaikka on myös mahdollista nähdä yleisiä suosituskirjeitä, joita voidaan käyttää uudelleen.
Suosituskirjeestä on tullut niin yleinen osa joissakin hakumenettelyissä, että jotkut oppilaitokset ylläpitävät kirjastoa tällaisista kirjeistä opiskelijatiedostoissaan. Jos esimerkiksi Mary Jane pyytää kirjeen professori McNamaralta, kirje menee hänen opiskelijakansioonsa, joten jos hän tarvitsee sitä uudelleen, hän voi pyytää sinetöityä kopiota koululta sen sijaan, että hän joutuisi pyytämään professorilta uutta kopiota. . Ihmisille voidaan myös antaa yleismaailmallisia viittauskirjeitä, kun he lähtevät pitkäaikaisista työpaikoista, entisten työnantajiensa hyvien eleiden muodossa.
Suosituskirjeen pyytäminen voi olla hankalaa. Yleensä heti kun tiedät, että tarvitset jotain suosituskirjeen, sinun pitäisi kysyä ihmisiltä, jotka sopisivat parhaiten kirjeen kirjoittamiseen. Useimmat pyynnöt on muotoiltava siten, että suosittelija tuntee olonsa mukavaksi hylätä pyynnön, jos hänellä ei ole tarpeeksi aikaa tai hän ei koe voivansa kirjoittaa rehellistä ja tarkkaa kirjettä. Pyynnössä ihmisten tulee varmasti määrittää, milloin he tarvitsevat vastauksen pyynnön hyväksymiseen tai hylkäämiseen ja milloin itse kirjettä todella tarvitaan. Valmistautuaksemme ihmisiin, jotka saattavat hylätä pyynnöt tai lähettää kirjeet liian myöhään, on hyvä pyytää enemmän kirjeitä kuin tarvitset; jos kaikki pyynnöt hyväksytään, se vain parantaa hakemustasi.
Hakemasi tehtävän luonteesta riippuen hakijaa voidaan pyytää lähettämään sinetöidyt suosituskirjeet, jotka osoittavat, ettei hän ole lukenut kirjeitä. Tämän tarkoituksena on rohkaista suosittelijoiden rehellisiä vastauksia ja varmistaa, että hakija ei hiljaa poista epäsuotuisia kirjeitä, vaikka tällaiset kirjeet ovat yleensä harvinaisia. Jos joku luulee kirjoittavansa huonon suosituskirjeen, vastuullinen asia on hylätä pyyntö.
Suosittelukirjettä kirjoittaessaan suosittelijoiden tulee miettiä, mikä tekee hakijasta ainutlaatuisen ja mitkä ovat hänen vahvuutensa. On hyvä mainita, kuinka kauan suosittelija on tuntenut hakijan ja mitä sisältöä, kuten kohdassa “Mary Jane on ottanut englantia kanssani kahden viime vuoden ajan” tai “Joe Bob on työskennellyt osastollani viimeiset 10 vuotta. ” Hakijan on usein viitattava palkintoihin tai erilaisuuksiin, samoin kuin henkilökohtaisten tarinoiden kertominen, jotka inhimillistävät hakijan ja tekevät hänestä ikimuistoisemman. Jos suosittelijalla on henkilökohtainen yhteys organisaatioon tai laitokseen, johon hakija hakee, on syytä mainita tämäkin.