Viestinnänhallinnalla tarkoitetaan tiedonkulkua yrityksen sisällä tai useiden yritysten välillä. Se keskittyy erilaisten viestintämenetelmien suunnitteluun ja toteuttamiseen, joita yritys käyttää tavoittaakseen kohdeyleisönsä, esimerkiksi kuluttajat, myyjät, tiedotusvälineet jne. Olipa sisäinen tai ulkoinen, viestinnänhallinnalla on tärkeä ja dynaaminen rooli kaikissa liiketoimintamalleissa .
Aina kun yritys haluaa välittää viestin, sen on ensin otettava huomioon monet tekijät. Yritysten on määritettävä kohdeyleisö ja mikä tekee niistä ainutlaatuisia. Harkitaan tarkkaan, miten tavoittaa yleisö parhaiten vakuuttavalla ja oikea -aikaisella tavalla. Näiden määritysten tekeminen auttaa asiantuntijaa kohdistamaan tietyn viestin tietylle yleisölle.
Suhdetoiminnan asiantuntija voi analysoida yrityksen kohdeyleisöjä ja jakaa ne luokkiin, kuten työntekijät, toimittajat jne. Viestintähenkilöstön tehtävänä on sitten hienosäätää ja ohjata tiedonkulkua näille yleisöille. Suhdetoiminnan asiantuntijoilla ja viestintäpäälliköillä on hyvin samankaltaiset tehtävät viestinnässä.
Yksi esimerkki viestinnän hallinnasta on yrityksen uutiskirje, joka jaetaan yksinomaan yrityksen työntekijöille. Kun yritys on määrittänyt sopivan viestin, jonka se haluaa välittää, sen on sitten valittava väline, jonka kautta se välitetään. Tässä esimerkissä väline on uutiskirje. Uutiskirjeen sisältämien tietojen pitäisi saavuttaa yhtiön tavoitteet.
Toinen monimutkaisempi esimerkki viestinnän hallinnasta on verkkosivusto. Yrityksen verkkosivusto voi kohdistaa useita yleisöjä erilaisilla viesteillä segmentoimalla verkkosivuston. Tämä vaatii melko pitkälle edistynyttä suunnittelua ja ehkä tietotekniikan (IT) uudistamista. Sivustolla myyjät voidaan ohjata tiettyyn verkkosivuston osioon, joka sisältää heille olennaista tietoa, kun taas työntekijät ja asiakkaat voidaan ohjata toiseen osioon.
Kaksisuuntaista viestintää ei pidä unohtaa arvioitaessa viestintää. Palaute työntekijöiltä, asiakkailta jne. On korvaamatonta, jos yritys todella haluaa parantaa ja hallita viestintää. Yrityksen tulisi keskittyä yleisön helpoimpaan tapaan lähettää viesti takaisin ja suunnitella sitten tapoja toteuttaa tämä tehtävä.
Digitaalisen aikakauden laaja viestintämenetelmien joukko pakottaa viestinnän hallinnan asiantuntijat sopeutumaan nopeasti muuttuviin tekniikoihin. Näyttää siltä, että joka päivä uusi sosiaalisen median verkkosivusto tai IT -yritys yrittää tarttua markkinaosuuteensa teknologisten innovaatioiden avulla. Kun näin tapahtuu, viestintätiimin on reagoitava nopeasti ja räätälöidtävä viestinsä oikealle yleisölle.