Ammattitaitoisen hallintoavustajan rooli on elintärkeä monien yritysten toiminnassa. Vaikka ammattimaisella hallintoavustajalla on yleensä samanlaiset tehtävät kuin kenellä tahansa hallinnollisella avustajalla, hänellä on tyypillisesti useamman vuoden kokemus ja/tai korkeakoulututkinto, ja hän työskentelee usein yrityksen johtajien kanssa ja voi toimia myös toimistopäällikkönä. Hallintoavustajien työtehtävät ovat erilaisia, mutta luonteeltaan usein toimistotyötä. Jokainen hallintoavustaja tarvitsee kykyä työskennellä hyvin muiden ihmisten kanssa, hänellä on erinomaiset organisointitaidot ja taito kirjoittaa ja kirjoittaa tietokoneella.
Yhdysvaltain työministeriön mukaan ammattimainen hallintoavustaja voi työskennellä toimistossa joko hallinnollisena tai toimistotyöntekijänä varmistaen, että liiketoiminta sujuu tehokkaasti. Jotkut heidän tehtävistään voivat sisältää yrityksen, sen asiakkaiden ja työntekijöiden välisen viestinnän, kuten postin, puhelimen tai sähköpostin, hallinnan; kokousten ajoittaminen; tapaamisten asettaminen; arkistoinnin huolellinen säilyttäminen tai arkistointijärjestelmän kehittäminen avustaa muita työntekijöitä hankkeissa tai tutkimuksessa; ja matkajärjestelyjen tekeminen. Useimmat ammatilliset hallinnolliset avustajat hoitavat kaikki nämä tehtävät ja paljon muuta.
Joitakin lisätehtäviä voivat olla uusien työntekijöiden palkkaaminen ja kouluttaminen, asiakkaiden tai toimistoon saapuvien asiakkaiden avustaminen ja toimiston tarvikkeiden ylläpito. Tämä voi merkitä tarvikkeiden inventointia ja tarvittavan tilaamista sekä huolellista kirjanpitoaineiston pitämistä. Ammattitaitoisen hallintoavustajan on tunnettava toimiston tekniset laitteet ja kyettävä tekemään pieniä korjauksia tai päättämään milloin soittaa joku korjaamaan laite.
Ammattitaitoinen hallintoavustaja tarvitsee kykyä työskennellä itsenäisesti ja tehdä päätöksiä. Hänen on päätettävä, mitkä tiedot on toimitettava pomolle ja mitä voidaan käsitellä itsenäisesti. Toimistopäällikön tehtävissä toimivan hallinnollisen avustajan on varmistettava, että toimistoperiaatteita noudatetaan, mikä voi koskea esimerkiksi pukeutumiskoodia tai pyydettyä vapaa -aikaa. On myös tärkeää olla varma, että komentoketjua noudatetaan, jos toimisto on muodollisempi ympäristö.
Jotkut ammatilliset hallinnolliset avustajat kouluttavat työskentelemään tietyillä aloilla, kuten oikeudellisella tai lääketieteellisellä alalla. Nämä alueet vaativat yleensä lisäkoulutusta oppiakseen sen ympäristön erityiset terminologiat ja menetelmät, joissa ne työskentelevät. Näiden alojen avustajille maksetaan usein korkeampaa palkkaa kuin tavallisissa toimistoympäristöissä.
Hallinnollisten avustajien kouluttamiseen on saatavana monia todistusohjelmia ja yksittäisiä luokkia. Tämäntyyppinen koulutus ja sertifikaatit voivat näyttää erinomaiselta ansioluettelossa ja parantaa mahdollisuuksia palkata. Monet hallintoavustajat oppivat kuitenkin arvokkaita taitojaan työssä ja ansaitsevat korotuksia ja ylennyksiä vuosien luotettavan palvelun avulla.