Palkkailmoituksella voi olla kaksi tai kolme erillistä määritelmää. Se voi tarkoittaa sitä, että valtio, maa tai kaupunki edellyttää, että työnantaja antaa tietoja siitä, mitä tietyille työntekijöille maksetaan, yleensä johtajille. Toinen tämän termin määritelmä koskee mahdollisia työntekijöitä, joilta voidaan työhaastattelussa kysyä, mikä heidän nykyinen palkkansa on, ja he saattavat ihmetellä, pitäisikö heidän paljastaa se. Lisäksi palkkailmoituksessa voidaan viitata siihen, että yksi työntekijä kertoo toiselle, kuinka paljon hän tekee: käytäntö, jota jotkut työnantajat voivat lannistaa.
Ensimmäinen palkkailmoituksen määritelmä on yleisin. Monissa kaupungeissa, osavaltioissa tai maissa on säännöt siitä, mitä palkkatietoja on annettava saataville. Usein tämä vaikuttaa julkista työtä tekeviin, mutta monien tarkka palkkasumma on julkistettava vain, jos ihmiset ansaitsevat tietyn rahan. Yksityisillä yrityksillä tai voittoa tavoittelemattomilla virastoilla voi olla myös palkkailmoitussäännöt, ja niiden on ehkä julkistettava johtajille maksettu kokonaissumma yleisölle tai ainakin hallituksen jäsenille.
Voidaan käydä kiivasta keskustelua tarpeesta noudattaa palkan julkistamisohjeita tai -sääntöjä. Henkilö, jolle palkka on paljastettu, voi tuntea, että yksityisyyttä loukataan. Toiset väittävät, että tällainen paljastaminen on tärkeää, koska se tekee selväksi, minkä tason johdolla on korvauksia ja onko tämä kohtuullista vai ylimääräistä. Toisin sanoen se voi estää johtajia tai korkeammin palkattuja työntekijöitä saamasta liikaa palkkaa.
Palkan saaminen koskee varmasti tulevaa työntekijää, joka yrittää saada työtä. Monet pelkäävät, että alhaisten palkkamäärien paljastaminen aiemmissa työpaikoissa saattaa merkitä sitä, että heidät palkataan normaalia pienemmillä summilla uusiin työpaikkoihin, joihin he hakeutuvat. On tärkeää olla valehtelematta aiemmasta palkasta, jos haastattelija esittää tämän kysymyksen, mutta on olemassa keinoja pyörittää kysymystä niin, että odotukset korkeammasta palkasta ovat selvät. Jos kysytään, ihmiset voivat yksinkertaisesti kertoa aiemmat palkkamääränsä ja sitten sanoa jotain: “Tämä on yksi syy siihen, miksi työ ei sopinut minulle.” Myös ihmisten tulisi tutkia palkat, jotka ovat keskimääräisiä työssä, johon he hakevat, ja käyttää näitä tietoja palkan pyytämisessä.
Jotkut yritykset voivat estää työntekijöiden paljastamasta palkkaansa toiselle. Se on kuitenkin yleinen käytäntö, ja toistensa palkkojen vertailusta voi olla hyötyä. Betty Ledbetterin kaltaiset ihmiset, jotka eivät saaneet tietää, että hänelle maksettiin alipalkkaa monien vuosien ajan, eivät kyenneet ryhtymään toimiin ja esittämään syrjintäkannetta, ennen kuin korkein oikeus katsoi asian olevan liian myöhäistä. Hänen kokemuksensa, joka saatiin kansalliselle huomiolle vuonna 2008, ehkä rohkaisee palkan paljastamista työntekijöiden välille palkkapääoman tarkistamiseksi. Kaikille työntekijöille ei kuitenkaan välttämättä makseta täsmälleen samaa palkkaa, ja yksi huolenaihe työnantajilla voi olla perustella palkkaerot, jos kaksi työntekijää eivät ole tasavertaisia. Työnantajat kokevat joskus, että keskustelu palkoista voi synnyttää jännitteitä, kateutta ja huonoja tunteita työpaikalla.