Laskujen hallinta on sisäinen liiketoimintatoiminto, joka vastaa toimittajien tai toimittajien asiakirjojen hallinnasta. Laskut edustavat kirjanpidon lähdeasiakirjaa. Lähdeasiakirjoissa hahmotellaan rahoitustapahtumaan liittyviä tietoja. Toimittajat tarjoavat yleensä ulkopuolisia palveluja, kuten ylläpitoa, apuohjelmia, toimistotarvikkeita tai mainontaa yrityksille. Toimittajat edustavat yrityksiä, jotka tarjoavat yrityksille taloudellisia resursseja. Taloudellisiin resursseihin kuuluvat raaka -aineet ja suora työvoima, joita tarvitaan kulutustavaroiden tai palvelujen tuottamiseen. Yritykset käyttävät laskujen käsittelyprosesseja varmistaakseen, että myyjät ja toimittajat saavat maksun ajoissa.
Yleinen laskujen käsittelyprosessi on ostovelan toiminnoissa oleva kolmisuuntainen täsmäytysjärjestelmä. Ostotilaukset edustavat yrityksen sisäisiä tietoja, jotka antavat yksilöille luvan ostaa tuotteita myyjiltä tai toimittajilta. Yrityksessä on yleensä kaksi kappaletta ostotilauksia. Yksi lähetetään myyjälle tai toimittajalle ja toinen säilytetään yrityksen kirjanpidossa. Tämä asiakirja tulee käyttöön myöhemmin laskunhallintaprosessin aikana.
Yritykset, jotka käyttävät liiketoimintatekniikkaohjelmistoja, voivat käyttää sähköisiä kopioita ostotilauksista. Yritykset voivat skannata nämä tiedot palvelintietokantaan sen sijaan, että säilyttäisivät paperikopion tiedostossa. Tämä antaa yksilöille mahdollisuuden tarkistaa tai noutaa ostotilauksen tarpeen mukaan. Yritysohjelmistot voivat myös parantaa ostotilausten tietojen tarkkuutta.
Kolmen suunnan laskunhallintajärjestelmän toinen asiakirja on vastaanottolippu. Vastaanottava lippu ja osoittaa, että yritys on vastaanottanut kaikki tavarat tai palvelut ostotilauksen mukaisesti. Lippujen vastaanottaminen on yleensä yrityksen varaston tai hallintohenkilöstön vastuulla. Kopio ostotilauksesta ja vastaanottolipusta lähetetään kirjanpitoon laskun maksamisen viimeistelemiseksi.
Monet myyjät ja toimittajat tarjoavat asiakkaille 30 päivää maksuaikaa ennen kuin he arvioivat maksamattomien saldojen palkkiot ja korot. Ostovelan virkailijat arkistoivat vastaanottolipun ja ostotilauksen maksamattomaan tiedostoon. Saatuaan myyjän lopullisen laskun, jossa pyydetään maksua, velkakirjanpitäjä vastaa kaikkiin kolmeen asiakirjaan varmistaakseen, että tiedot vastaavat toisiaan. Jokaisen asiakirjan tietojen yhdistäminen on kolmitielaskujen hallintajärjestelmän ydin. Yritykset maksavat harvoin myyjille tai toimittajille, jos asiakirjat eivät täsmää. Kun ostovelat on suoritettu, virkailijat leikkaavat laskun sekin, pyytävät allekirjoitusta omistajalta tai asianomaiselta johtajalta ja lähettävät sekin postitse.
Yritykset voivat käyttää räätälöityjä laskujen hallintajärjestelmiä. Yritysten omistajat ja johtajat kehittävät järjestelmän, joka tukee parhaiten heidän back office- ja kirjanpitotoimintojaan. Suuremmat organisaatiot, jotka saavat useita satoja laskuja kuukaudessa, voivat toivoa yksinkertaisempaa järjestelmää kuin kolmitoiminen. Laskujen hallinta ei vaadi kaikkia yrityksiä käyttämään samaa järjestelmää.