Muodollisella organisaatiorakenteella tarkoitetaan rakenteellista ja suunniteltua organisaatiorakennetta, jonka organisaatio voi hyväksyä. Tämäntyyppinen organisaatiorakenne on suora vastakohta epäviralliselle muodolliselle rakenteelle, joka ei noudata minkäänlaista muodollista rakennetta. Kuten nimestä voi päätellä, rakenne koskee organisaation toiminnan järjestystä. Se pyrkii määrittelemään yksilöiden roolit työpaikalla ja odottaa heidän noudattavan määriteltyjä rooleja.
Yksi muodollisen organisaatiorakenteen ominaisuuksista on se, että se jakaa organisaation yksilöiden roolit hierarkkisesti ylhäältä alas. Ylimpänä oleva paikka on varattu organisaation tärkeimmälle henkilölle. Tämä tärkeysaste putoaa alaspäin määrittelemällä seuraavat henkilöt ja mitkä ovat heidän eri toimistojensa olosuhteet. Esimerkiksi yrityksellä, jolla on monia tytäryhtiöitä, voi olla yksi toimitusjohtaja (toimitusjohtaja), joka on organisaation tärkein johtaja. Eri toimialoilla voi olla johtajia, jotka vastaavat sivuliikkeistään, mutta heidän on silti vastattava toimitusjohtajalle. Jokaisella toimialalla on muodollinen rakenne, jossa sivuliikkeen johtajat ovat ylin johto, joita seuraavat eri osastojen johtajat, joita seuraa esimiehet jne.
Virallisen organisaatiorakenteen luomisen tarkoituksena on estää kaaos, joka syntyisi, jos ihmiset eivät tietäisi, mitä heiltä odotetaan eri tilanteissa. Toinen syy tämän tyyppisen rakenteen luomiseen on se, että yritykset voivat olla järjestäytyneempiä, järjestäytyneempiä ja tehokkaampia. Sitä voidaan kuitenkin soveltaa useimpiin liiketoimintamalleihin; sitä käyttävät enimmäkseen suuret organisaatiot, joissa on paljon työntekijöitä ja osastoja.
Vaikka muodollinen organisaatiorakenne voi tehdä yrityksestä tehokkaamman, sillä on myös haittoja. Osastojen ja johtamisen eri tasot luovat pullonkaulan, joka voi tehdä kaikista tärkeistä päätöksentekoprosesseista tylsiä. Jos esimerkiksi tuotantolaitoksen työntekijöillä on minkäänlaisia epäkohtia, heidän on käytävä välittömän esimiehensä kautta, jolla voi olla yleinen valvoja. Päävalvoja välittää valituksen laitoksen johtajalle, joka voi lähettää sen henkilöstöosastolle. Sen jälkeen henkilöstöosasto tarkastelee valitusta ja päättää, lähetetäänkö se sivuliikkeen johtajalle, joka sitten välittää sen aluepäällikölle. Tämä tylsä prosessi jatkuisi, kunnes valitus saapuu pääkonttoriin, ja käy saman prosessin uudelleen läpi, kunnes se saapuu toimitusjohtajalle.