Tarjonnan hallinta on termi, jota käytetään kuvaamaan prosesseja, joita monet yritykset käyttävät hankkiessaan, inventoivat ja jakelevat tavaroita, joita käytetään liiketoiminnan jatkuvassa toiminnassa. Toimituksenhallintaprosessi koskee tuotannossa käytettyjä raaka -aineita sekä toimistotarvikkeita, koneiden korjaamiseen tarvittavia komponentteja ja kaikkia muita tuotteita, joita käytetään sisäisesti yrityksen jatkuvassa toiminnassa. Tehokkaan toimitusketjun hallinnan tärkein tavoite on tasapainottaa tarvikkeiden saatavuus tarvittaessa pienemmän varaston ylläpitämisellä, jolloin yritys voi kantaa vähemmän kustannuksia.
Monien yritysten tarjonnanhallintaprosessi alkaa keskitetystä hankintaosastosta tai -ryhmästä. Tämä ryhmä koordinoi aktiivisesti raaka -aineiden, varaosien ja tarvikkeiden sekä jopa esineiden, kuten kopiopaperin, lyijykynien ja tulostuskasettien, ostamista. Ostoryhmä pyrkii löytämään kustannustehokkaita myyjiä ja luomaan suhteita, joiden avulla yritys voi ostaa tuotteita joko tarpeen mukaan tai ennalta määrätyn aikataulun mukaan, jota voidaan tarvittaessa muuttaa. Tämän jälkeen ryhmä koordinoi tavaroiden toimittamisen siten, että ne saapuvat laitokseen vähän ennen niiden tarvetta.
Monille tarjonnan hallintaan osallistuville ihmisille ajatuksena oleva konsepti, joka hallitsee koko prosessia, tunnetaan yksinkertaisesti nimellä käyttö. Käyttö viittaa tietyn kohteen yksiköiden määrään, joita käytetään rutiininomaisesti tietyn ajan kuluessa, esimerkiksi yhden kalenterikuukauden aikana. Keskimääräisen käytön määrittäminen on hyödyllistä toimitusjohtajalle, koska sen avulla voidaan ennustaa, milloin nykyinen tarjonta loppuu, ja on tilattava lisää yksiköitä toimitettavaksi vähän ennen niiden tarvetta.
Koordinoimalla ostot käytön kanssa tarjonnanhallintaprosessi saavuttaa kaksi asiaa. Ensinnäkin prosessi mahdollistaa suunnitella ja pysyä toimivassa budjetissa ja varmistaa, että materiaalit ja muut tarvikkeet, jotka ovat tarpeen yrityksen toimivuuden ylläpitämiseksi, ovat aina läsnä. Toiseksi tehokas tarjonnanhallinta helpottaa myös vastuullisen varastonvalvonnan harjoittamista, pitäen minkä tahansa tuotteen yksikkömäärän tietyn tason sisällä ja minimoiden siten yritysten verotaakan raaka -aineista, valmisteilla olevista tavaroista ja valmiista tuotteista.
Aiemmin tarjonnanhallintaprosessi perustui vahvasti manuaaliseen kirjanpitoprosessiin, joka seurasi jokaisen yrityksen käyttöön hankitun tuotteen tilaamista, vastaanottamista ja maksamista. Näiden manuaalisten tietueiden osana käytön laskeminen yrityksen eri osastojen liikkeeseenlaskupäivien perusteella oli välttämätöntä. Nykyään tarjonnanhallintaohjelmisto käsittelee monia laskelmia automaattisesti, kun kuitit ja maksut kirjataan tietokantaan. Tämän ansiosta toimitusjohtajat voivat nopeasti luoda raportteja, jotka osoittavat, mitkä tuotteet tulisi järjestää uudelleen seuraavan viikon aikana ja kuinka monta yksikköä jokaista tuotetta tulisi tilata.
Jotkut vankemmista tarjonnanhallintaohjelmistoista pystyvät jopa luomaan sähköisiä ja paperikopioita sisältäviä sisäisiä tilauslomakkeita, kuten pyynnöt, jotka toimitetaan keskusostolle ja annetaan laskun numero, johon viitataan todellisessa tilauksessa. Tämän tyyppiset ohjelmistot voivat usein luoda tilauslomakkeita ja jakaa kopioita valtuutetuille osastoille heti, kun materiaalit on tosiasiallisesti vastaanotettu paikassa, jossa niitä käytetään.