Työnkulun parantaminen on tärkeä prosessi, olipa kyseessä sitten henkilö tai organisaatio. Parannetun työnkulun on osoitettu maksimoivan tehokkuus, minimoivan ajan ja resurssien tuhlaaminen ja parantavan moraalia. Tapa parantaa työnkulkua voi olla yhtä yksinkertainen kuin hukkaan heitetyn ajan tunnistaminen ja poistaminen tai yhtä monimutkainen kuin koko prosessin tutkiminen ja muuttaminen ja/tai koko tai osan automatisointi. Riippumatta siitä, kuinka suuri tai pieni työ tai prosessi on, kannattaa käyttää aikaa ja vaivaa työnkulun parantamiseksi.
Ensimmäinen askel työnkulun parantamiseksi on tunnistaa ja poistaa jätteet, ja kaikkien aikojen suurin hukkaus on aika. Nykyaikainen työpaikka on tottunut ja riippuvainen sähköpostista, pikaviestinnästä ja tekstiviesteistä. Näiden viestintävälineiden oli tarkoitus säästää aikaa, mutta ne voivat johtaa hyödyttömän tiedon ylimäärään ja ajanhukkaan. Voit parantaa työnkulkua yksinkertaisesti poistamalla tai rajoittamalla pikaviestejä ja tekstiviestejä ja asettamalla kohtuulliset odotukset sähköpostille. Sähköposteihin vastaaminen tai niihin vastaaminen heti niiden saapuessa voi olla ajanhukkaa. Jos asetat useita kertoja päivän aikana sähköpostien lukemiseen ja niihin vastaamiseen, se parantaa työnkulkua ja tuottavuutta.
Nämä keskeytykset ovat vain muutamia niistä monista, jotka voivat lopettaa työnkulun. Mikä tahansa työ tai prosessi etenee paremmin ja pidemmälle kohtuullisella ajanjaksolla, eikä yritä saada sitä tehtyä pienin erin. Jos varaat jopa 20 tai 30 minuuttia yhdelle tehtävälle tai prosessille, voit saavuttaa suuria edistysaskeleita tuottavuuden lisäämisessä ja työnkulun parantamisessa. Keskittyminen tiettyyn tehtävään suhteellisen lyhyen mutta keskeytymättömän ajan kuluessa voi olla yksi parhaista tavoista parantaa työnkulkua.
Monimutkaisemmat menettelyt ja suuret organisaatiot vaativat järjestelmällisempää lähestymistapaa työnkulun parantamiseksi. Näihin prosesseihin kuuluu työnkulun jakaminen pieniksi, rajallisiksi vaiheiksi ja kussakin vaiheessa olevien tehtävien analysointi. Kaksi tärkeintä periaatetta, jotka voidaan sitten liittää jokaiseen vaiheeseen, ovat vastuullisuus ja automaatio. Yksittäisen henkilön tai yhteisön on oltava täysin vastuussa kunkin askeleen saavuttamisesta, mikä eliminoi sormella osoittamisen ja viivyttelyn.
Seuraavassa osassa kysytään, voidaanko vaihe automatisoida. Mikä tahansa prosessin osa, joka voidaan täysin automatisoida ottamalla henkilöstö pois yhtälöstä, on merkittävä askel kohti työnkulun parantamista. Kun jokainen vaihe on analysoitu, vastuu on osoitettu ja työ on automatisoitu mahdollisuuksien mukaan, koko työnkulku paranee huomattavasti.
Työnkulun parantamiseen liittyvät vaiheet sisältävät enimmäkseen tervettä järkeä ja perinteisiä johtamistekniikoita. Haasteena on jakaa työnkulku hallittaviin vaiheisiin ja parantaa sitten kaikkia vaiheita. Tällä tavalla voit poistaa jätteet, maksimoida ajan ja tuottavuuden sekä parantaa työnkulkua.