Palkanhallinta on prosessi, jolla yritykset korvaavat työntekijöilleen heidän työstään. Tämä prosessi sisältää myös palkkaverojen, kuten tulojen, sosiaaliturvan ja työttömyyden, pidättämisen sekä korotukset. Monet yritykset käyttävät tietokoneistettua liiketoiminta- tai kirjanpito -ohjelmistopakettia auttaakseen heitä tässä liiketoiminnassa. Henkilöstöosaston palkanlaskennan johtajat ja virkailijat ylläpitävät tyypillisesti työntekijöiden tiedostoja, joissa yhtiöllä on kirjalliset tiedot, jotka tukevat työntekijän palkasta pidätettyjä vähennyksiä.
Yritykset kehittävät tyypillisesti tavanomaisia palkanlaskennan järjestelmiä varmistaakseen, että kaikki työntekijät täyttävät tarvittavat paperit työskennelläkseen yrityksessä. Nämä tiedot sisältävät henkilötietoja, jotka liittyvät yksilön kansalliseen henkilöllisyyteen, asuinpaikkaan, kokemusasiakirjoihin ja veroasiakirjoihin. Paperityöt voivat liittyä liittovaltion, osavaltion tai paikallishallinnon virastoihin. Yritysten on säilytettävä nämä asiakirjat palkanhallintajärjestelmässään koko ajan, kun työntekijä työskentelee yrityksessä, ja useita vuosia sen jälkeen, kun yritys tai työntekijä lopettaa työsuhteen.
Monet liike- ja kirjanpito -ohjelmistopaketit tai -sovellukset sisältävät palkanlaskentamoduuleja, joita yritykset voivat käyttää palkanlaskennassa. Nämä moduulit voivat auttaa automatisoimaan järjestelmiä, jotka laskevat palkkaverot ja palkanlisäykset. Useimmat markkinoilla olevat ohjelmistopaketit ja sovellukset antavat yrityksille mahdollisuuden päivittää palkanlaskentamoduulinsa aina, kun palkkaverolainsäädäntöön tehdään muutoksia. Tämä säästää yrityksen aikaa, varsinkin jos yrityksellä on useita kansallisia tai kansainvälisiä toimipaikkoja. Nämä moduulit voivat myös auttaa yrityksiä erottamaan palkanlaskennan järjestelmät työntekijäluokittain, kuten palkka-, tunti- tai muut luokitukset.
Yritysten omistajien on neuvoteltava asianajajan kanssa varmistaakseen, että heidän palkkahallintajärjestelmäänsä sisältyvät kaikki tarvittavat asiakirjat työntekijöiden palkkaamiseksi, palkanlaskennan tietojen ylläpitämiseksi ja työntekijöiden irtisanomiseksi. Palkanhallintaan liittyvät lakisääteiset paperityöt voivat muuttua nopeasti tylsäksi ja vaatia paljon aikaa ja vaivaa pysyäkseen selvänä. Omistajat, jotka eivät pidä palkanlaskentatietoja ajan tasalla, voivat saada viranomaisilta ankaria seuraamuksia palkanlaskennan tiedoista. Tämä voi paitsi maksaa omistajille suuria pääomia, myös pieniä yrityksiä konkurssiin.
Pienyritykset tai omistajat, joilla on vähän kokemusta palkanlaskennasta, voivat ulkoistaa tämän prosessin kolmannelle osapuolelle. Vaikka palkanlaskennan ulkoistaminen ei vapauta yrityksen vastuuta kokonaan, se voi auttaa omistajia välttämään suurimman osan palkanlaskentaan liittyvien asiakirjojen täyttämistä. Kolmannen osapuolen prosessorit tarjoavat myös yrityksille mahdollisuuden suorittaa tausta- tai luottotarkastuksia mahdollisille työntekijöille, mikä voi auttaa rajoittamaan tai estämään vääriä tai pahantahtoisia työntekijöitä.