Urakoitsijaehdotus on kirjallinen luonnos, joka sisältää hankkeen keskeiset ehdot, jotka urakoitsijan on täytettävä. Urakoitsijaehdotus laaditaan yleensä sen jälkeen, kun urakoitsija on puhunut asiakkaan kanssa arvioidakseen hänen tarpeitaan sekä aikaa ja resursseja, jotka urakoitsijan tulee käyttää hankkeeseen. Urakoitsijaehdotus sisältää yleensä sellaisia tietoja kuin arvioidut kustannukset tai “tarjouksen” ja maksuehdot, sekä urakoitsijan että asiakkaan nimen ja osoitteen, yksityiskohtaisen kuvauksen tai piirustuksen hankkeesta sekä aloitus- ja valmistumispäivämäärät.
Ei ole harvinaista, että henkilö tai organisaatio kerää useamman kuin yhden urakointiehdotuksen eri urakoitsijoilta ja käyttää niitä projektitarjouksina. Eri ehdotuksia verrattaessa on kuitenkin otettava huomioon, onko urakoitsija sisällyttänyt materiaalikustannukset vai ei. Asiakkaan on myös muistettava, mitkä mahdolliset velvollisuudet urakoitsija on määritellyt omikseen valmiiden projektien lisäksi. Jos hanke liittyy esimerkiksi rakentamiseen, se voi edellyttää, että joko asiakas tai urakoitsija hankkii tietyt rakennusluvat. Urakoitsijan ehdotuksessa olisi myös mainittava, ottaako urakoitsija vastuun vakuutuksista, takuista ja projektin puhdistamisesta.
Jos asiakas päättää hyväksyä urakoitsijaehdotuksen, hän saattaa päättää suorittaa perinpohjaisen huolellisuuden ennen lopullisen sopimuksen tai sopimuksen allekirjoittamista. Due diligence -kohteisiin voisi kuulua, jos urakoitsija pyytää hänen ammatillisia projektiviitteitään, yrityksen rekisteröintinumeroa tai tarvittaessa urakoitsijan vakuutusyhtiön nimeä. Koska kiistat rakennussopimuksista eivät ole harvinaisia, asiakkaan tulee myös vapaasti tarkistaa paikalliselta Better Business Bureau (BBB): ltä, ovatko aiemmat asiakkaat tehneet valituksia mahdollisesta urakoitsijasta.
Urakoitsijaehdotus voi edellyttää, että asiakas maksaa käsiraha ennen projektin aloittamista. Ei ole myöskään harvinaista, että urakoitsijaehdotus hahmottaa välimaksut eri hankkeiden virstanpylväistä. Asiakkaan on kuitenkin varmistettava, että virstanpylväät on suoritettu ennen urakoitsijalle maksamista, ja kerättävä allekirjoitettu kuitti urakoitsijalta kaikista käteisellä suoritetuista maksuista.