Hallinnollinen tietue on mikä tahansa asiakirja, joka liittyy tapaan, jolla organisaatiota hallitaan tai suoritetaan. Ammattilaiset pitävät hallinnollisia tietoja, jotta heillä voi olla historiaa toiminnoista, kokouksista, asiakkaista ja taloudesta. Joissakin tapauksissa hallinnollisia tietoja voidaan tarvita oikeudellisiin tarkoituksiin. Nämä asiakirjat tallennetaan usein sähköisesti. Kun virallisia hallinnollisia asiakirjoja vaaditaan, ammattilaiset voivat kuitenkin tulostaa asiakirjoja paperille, joka on vesileimattu tai sinetöity osoittaakseen, että ne ovat valtuutettuja tietueita.
Liiketoiminnan johtaja voi tehdä hallinnollisia tietueita tehdäkseen taloudellisia päätöksiä. Jos hän esimerkiksi suunnittelee tietyn hankkeen budjetointia, hän voi käyttää tietueita saadakseen tietää, kuinka paljon rahaa on käytetty aiemmin. Taloushallinnon tietoja voidaan käyttää myös tilintarkastusprosesseissa, jotka suoritetaan sisäisesti rahoitussuunnittelua varten tai sääntelyvirastojen ulkoisesti.
On myös tavallista, että hallinnollisia tietoja pidetään tilojen hallintaa varten. Tapauksissa, joissa johtajan on valvottava tiloja varmistaakseen, että ne ovat turvallisuus- ja terveysmääräysten mukaisia, asiakirjat voivat auttaa osoittamaan, että hän on toteuttanut tarvittavat varotoimet. Jos onnettomuus sattuu laitoksessa, johtaja voi tuottaa tarvittavat hallinnolliset asiakirjat osoittaakseen, ettei hän ole vastuussa vahingoista tai ruumiinvammoista.
Hallinnolliset tiedot voivat olla uskomattoman tärkeitä sopimuksen noudattamisen kannalta. Jos henkilöä syytetään käyttäytymisestä sopimusehtojen vastaisesti, seurauksena voi olla oikeustoimi. Tässä tapauksessa hallinnollisia asiakirjoja voidaan käyttää todistamaan henkilön syyttömyys tai syyllisyys.
Hallinnollisia asiakirjoja käytetään usein tapauksissa, joissa yritystä tai virastoa syytetään toiminnasta, joka vahingoittaa ympäristöä tai kansanterveyttä tai turvallisuutta. Näissä tapauksissa tuomari saattaa vaatia organisaatiota toimittamaan hallinnolliset tiedot. Tässä skenaariossa ennätys voi olla paperireitti, joka auttaa lakimiehiä ymmärtämään organisaation toteuttamat vaiheet. Tuomarit voivat näiden asiakirjojen perusteella määrittää, käyttäytyikö organisaatio ilkeästi tai oikukkaasti.
Hallintorekisteriä voivat pitää kuka tahansa organisaation ammattilainen, jolla on pääsy johtopäätöksiä koskeviin tietoihin. Joissakin tapauksissa johtajat ja johtajat voivat palkata avustajia, jotka pitävät kirjaa kokouksista ja suoritetuista toimista. Digitaalisesti seurattavaa työtä, kuten taloustoimia ja tietojen syöttämistä, voidaan käyttää myös hallinnollisessa tietueessa.