Hallinnointikustannukseksi kutsutaan myös kirjanpitokustannuksia, jotka ovat kustannuksia, jotka aiheutuvat tavaroiden varaston ylläpidosta. Varastot voivat olla tuotannossa käyttöä odottavia raaka -aineita tai valmiita tuotteita, jotka odottavat myyntiä ja lähetystä. On olemassa useita erityyppisiä hallintokustannuksia, joita todennäköisesti sovelletaan kaikenlaisten varastojen ylläpitoon.
Jotkin hallussapitokustannusten muodot liittyvät suoraan fyysisiin tiloihin, joissa tavarat sijaitsevat. Yrityksille, jotka eivät omista omaa varastoaan, varastotilojen vuokraamiseen käytetyt resurssit ovat hallussapitokustannuksia. Kun varaston omistaja omistaa varastotiloja, kulut, kuten verot, yleishyödylliset palvelut, rakennuksen ja varaston vakuutukset sekä varastossa työskenteleville työntekijöille maksetut palkat, voidaan kukin perustellusti luokitella hallussapitokustannuksiksi.
Liiketoiminnan kannattavuuden parantamiseksi on olemassa joitakin strategioita, jotka voivat auttaa minimoimaan hallussapitokustannukset yleensä ja siten kasvattamaan yrityksen tietyn ajanjakson aikana saamia nettotuloja. Yksi tehokkaimmista tavoista on pitää varastot mahdollisimman alhaisina. Pienemmän varaston kuljettaminen tarkoittaa, että on mahdollista vuokrata pienempi ja siten halvempi varasto. Pienemmän varaston valvontaan tarvitaan vähemmän työntekijöitä. On myös mahdollista vähentää tarvittavia apuohjelmia, jotta säilytysalueen ilmasto pysyisi hyväksyttävissä rajoissa.
Yksi suurimmista eduista hallussapitokustannusten alentamisessa on verot. Monissa maissa yritykset maksavat veroja varastossa olevista valmiista tuotteista kunkin varastossa olevan yksikön kokonaisarvon perusteella. Käyttämällä tuotantomenetelmiä, jotka mahdollistavat tavaroiden valmistamisen vain lyhyen ajan ennen kuin ne lähetetään ostajalle, varastot pidetään mahdollisimman pieninä, mikä mahdollistaa vähemmän verovelvollisten tuotteiden hankkimisen.
Samaa lähestymistapaa voidaan käyttää myös raaka -ainevaraston kanssa. Käyttämällä menetelmää, joka tunnetaan nimellä syklin tilaus, on mahdollista luoda uudelleenjärjestyspisteet jokaiselle vaaditulle materiaalille. Pohjimmiltaan tämä lähestymistapa mahdollistaa sen, että tuottaja voi jatkuvasti pitää juuri niin paljon materiaalia käsillä, että tuotanto jatkuu, kunnes seuraava raaka -ainetilaus on vastaanotettu. Vältämällä suuren materiaalivalikoiman kasaantumista kuukausia ennen kuin sitä käytetään tuotannossa, yritys joutuu pienemmän verorasituksen alle, jolloin se voi pitää enemmän valmiiden tuotteiden myynnistä saatavia tuloja.