Julkisten hankintojen ensisijainen käsite on, että edistyneen suunnittelun, aikatauluttamisen ja ryhmäostojen avulla suuri organisaatio voi säästää rahaa ja tehostaa päivittäistä liiketoimintaa. Näiden käsitteiden noudattamisen taso vaihtelee suuresti kaikilla hallinnon tasoilla ja joskus jopa valtion virastossa. Valtion ostotoiminnalla on valtava vaikutus paikalliseen talouteen sen suuren koon ja erilaisten vaikutusten vuoksi.
Useimpiin julkisiin hankintapolitiikkoihin sisältyy neljä vaihetta: ryhmäostot, oikea -aikaiset toimitukset, neuvoteltu joukkohinnoittelu ja hallinnolliset yleiskustannukset. Näiden lisäksi kaikilla valtion virastoilla ja osastoilla on kirjalliset hankintasäännöt ja ohjeet, joita on noudatettava. Toimittajien valintaa koskeva menettely, korkean dollarin arvoisten sopimusten tarjousohjeet ja maksuehdot ovat usein julkisia asiakirjoja. Toinen julkisten hankintojen osa on liikesuhteita koskevat säännöt. Monet hankintapolitiikat kieltävät lahjojen vastaanottamisen toimittajilta, ja niillä on tiukat säännöt kokousten tiheydestä ja sijainnista.
Ryhmäosto on prosessi, jossa yhdistetään eri osastojen resurssitarpeet ja luodaan yksi ostotilaus. Osastot voivat fyysisesti sijaita eri paikoissa ja niillä voi olla eri toimitusajat. Ryhmäostomahdollisuuksien hyödyntämiseksi tarvitaan koordinointia ja yhteistyötä. Suuret valtion virastot voivat vaatia tiettyjen ostosopimusten noudattamista, tyypillisesti laajalti käytettyjen geneeristen tuotteiden osalta. Valokuva- tai painopaperi on yleinen tuote tämän tyyppisille sopimuksille, koska tuotteen perusvaatimukset ovat samat kaikille.
Juuri oikea -aikainen toimitus on hallintatekniikka, jossa toimittaja on vastuussa siitä, että ostetut materiaalimäärät ovat valmiita ja saatavilla toimitettavaksi määritettyinä päivinä ja kellonaikoina. Tämäntyyppiset toimitusvaatimukset yhdistetään tyypillisesti ryhmäostoihin, mikä pitää varastointikustannukset alhaisina asiakkaalle. Tämän tyyppisten sopimusten haittapuoli on joustavuuden puute hätätilanteissa ja toimitusverkkoon luottaminen.
Joukkohinnoittelu ja neuvottelut ovat erittäin tärkeitä julkisia hankintoja suoritettaessa. Neuvottelut viimeistelee tyypillisesti hankintajohtaja tai vanhempi ostoasiamies suuren viraston tai osaston puolesta. Tässä voidaan saavuttaa todellinen dollarin arvo, mikä säästää veronmaksajien rahaa tinkimättä palvelusta.
Hallinnolliset yleiskustannukset ovat kustannuksia, jotka organisaatiolle aiheutuu koko hankinta -maksujaksosta. Tämä sisältää palkat ja tukikulut hankintahenkilöstölle, laskujen käsittelylle, shekkituotannolle ja toimittajakyselyjen ratkaisulle. Monet valtion virastot ylläpitävät keskushankintaosastoa osana kustannusten vähentämisohjelmaa. Tämäntyyppinen organisaatiorakenne lisää mahdollisuuksia osuuskunnan ostamiseen ja ostotoiminnan seurantaan.