Yrityksen tai organisaation kasvaessa tarve laatia hankintaohjeita tulee entistä tärkeämmäksi. Hankinta tai hankinta on kaikkien palveluihin ja tavaroihin liittyvien kulujen hallinta. Yrityksen kokonaisjohtamisen osana se on keskeinen tehtävä, joka liittyy suoraan kustannusten hillitsemiseen, kulujen vähentämiseen ja voittojen lisäämiseen. Vaikka useimmat ihmiset yhdistävät hankinnat suuriin yrityksiin ja monen miljoonan dollarin kauppoihin, hankintaohjeet voivat auttaa kaikkia yrityksiä, suuria ja pieniä.
Hankinta -ala on niin laaja, että se on parasta jakaa erillisiin liiketoimintaprosesseihin. Pääluokat ovat: toimittajien hallinta, sopimukseen perustuvat tavarat ja palvelut, maksuehdot, kynnysarvot ja tehtävien eriyttäminen. Eri liiketoimintaprosessien tunnistamisen lisäksi hankintaohjeiden kehittämiseksi on suoritettava kolme kohtaa: organisaatiorakenteen ja roolien luominen, kirjanpidon valvonnan toteuttaminen sekä vastuun ja vastuun määrittäminen organisaation hankintaprosesseista.
Hankintaohjeiden laatimisessa käytetty standardimenetelmä on luoda tiedostoille kansio ohjeille. Luo tähän tiedostokansioon erillinen kullekin tärkeimmälle liiketoimintaprosessille. Kun ohjeita kehitetään, luo prosessioppaat eri rooleille ja osastoille, jotka ovat mukana prosessissa. Sisällytä osio valvonta- ja johtamisraporteista sekä virta -asiakirja ylimmän johdon tarkastelua varten. Kaikki ohjeet on tarkistettava ja keskusteltava vaikutusalueiden kanssa ja esitettävä ylimmälle johdolle tarkistettavaksi. Hyväksymisen jälkeen kaikkien käyttäjien koulutus on tarpeen ohjeiden toteuttamiseksi.
Ensimmäinen tarkasteltava asia on hankintamenettelyn eri toimijoiden roolit ja vastuut. Tunnista jokaisen tapahtuman kuka, mitä, missä ja miksi, ja määritä aloituskohta tai toiminto. Esimerkiksi kun osasto vaatii toimistotarvikkeita, kuka on vastuussa tästä prosessista? Miten he päättävät, mihin myyjään ottaa yhteyttä? Mikä on suurin summa, jonka he voivat käyttää ja kuka hyväksyy tämän ostoksen? Kaikki nämä kysymykset ovat keskeisiä hankintaohjeiden kehittämisessä.
Kirjanpito tarjoaa vakiomallin menojen seurantaan ja hallintaan. Ostotarjousten, ostotilausten, tarjousten, sopimusten ja muiden hankintatyökalujen käyttö vaikuttaa kirjanpitotoimintoihin. Tyypilliset kirjanpitokontrollit keskittyvät petosriskin vähentämiseen, dollarin parhaan vastineen saamiseen, neuvoteltujen hintojen ja ehtojen vastaanottamiseen sekä hyväksymisvaltuuksiin. Näitä kohteita voidaan hallita tietokonejärjestelmässä, mutta ne on ensin määriteltävä liiketoimintaprosessin ohjeissa.
Vastuullisuus ja vastuullisuus ovat merkittävä hankinta. Useimmat organisaatiot keskittyvät ostotilauksen tai sopimuksen dollarin arvoon, mutta voivat jättää huomiotta tietyn hyödykkeen kokonaiskustannukset. Sopivan tehtävän määrittäminen toimittajan kanssa neuvottelemiseksi ja ostotilausten käsittely on tärkeä vaihe hankintaohjeissa.