Rakennusehdotus on tyypillisesti yksisivuinen asiakirja, jossa määritellään urakoitsija, suoritettavat työt ja arvioidut kustannukset. Se on kirjoitettu yksinkertaisella tavalla ja sisältää yleensä neljästä viiteen lyhyttä osaa. Rakennusehdotuksen kirjoittaminen on melko yksinkertaista käyttämällä vakiomuotoista oikeudellista muotoa. Joissakin tilanteissa rakennusehdotus voi sisältää liitteitä, kuten piirustuksia.
Kun yritykset lähettävät ehdotuspyyntöjä mahdollisilta rakennusalan toimittajilta, ne tarvitsevat työn kustannus- ja aika -arvion. Rakennusehdotus on vilpittömässä mielessä arvio, jonka myyjä antaa yrityksen päätöksentekijälle, jonka on sitten laadun, maineen ja kustannusten perusteella päätettävä, mikä myyjä valita. Ehdotuksessa todetaan lähinnä, että myyjä on valmis suorittamaan ja suorittamaan työn tietyillä parametreilla.
Rakennusehdotuksen yläosassa on oltava rakennusyhtiön nimi, sen lupatiedot ja päivämäärä. Sen jälkeen tulee olla osa, jossa selitetään, kenelle ehdotus on toimitettu. Tämä osio sisältää tyypillisesti yrityksen päätöksentekijän nimen ja tehtävän sekä yrityksen nimen ja sen pääosoitteen.
Alustavien tietojen alapuolella on osa, jossa kerrotaan, missä rakennustyö on tarkoitus saada päätökseen, ja siinä myös ilmoitetaan, milloin rakentaminen alkaa. Johtavan työnjohtajan ja insinöörin nimi voidaan näyttää. Tämä on tärkeää, jos yrityksen päätöksentekijän on otettava yhteyttä johonkin työn edistymisestä tai jos ilmenee hätätilanteita. Monimutkaisissa rakennuksissa, joihin liittyy uutta rakentamista, ehdotus voi merkitä liitteenä olevien piirustusten päivämäärän pääarkkitehdin nimen ja yhteystiedon lisäksi.
Yksi rakennusehdotuksen tärkeimmistä osista on suoritettavien töiden yksityiskohdat. Tässä osassa esitetään käytettävät rakennusmateriaalit ja ne voivat jakaa yksittäiset kustannukset. Siinä ilmoitetaan, onko töissä mukana alihankkijoita ja mitä työn osia he suorittavat. Työ- ja materiaalikustannukset voidaan erottaa toisistaan.
Materiaaliosassa voidaan määrittää, käytetäänkö korvaavia tarvikkeita, jos alkuperäisiä ehdotettuja materiaaleja ei löydy. Yleensä siellä on lausunto siitä, että työ on taattu liitteenä olevien piirustusten tai luettelon mukaisesti. Osio, jossa ilmoitetaan, milloin maksut on toimitettava ja kuinka suuri summa sisällytetään. Useimmat rakennusyhtiöt vaativat, että tietty prosenttiosuus kokonaiskustannuksista maksetaan ennen töiden aloittamista useiden lisäysten lisäksi tiettyjen välitavoitteiden saavuttamisen jälkeen.
Ehdotuksessa on osio, jossa ilmoitetaan, että urakoitsija tekee tarjouksen. Tämä osio sisältää lausunnon, joka osoittaa, että tarjous vanhenee tietyn päivän kuluessa. Yhtiön päätöksentekijälle tulee rivi allekirjoittaa ja hyväksyä ehdotus.