Liiketoimintaprosessien ulkoistamisen (BPO) automaatio on järjestelmien käyttöönotto niin, että dokumentointi ja muut liiketoimintaprosessit tapahtuvat automaattisesti manuaalisen sijasta. Liiketoimintaprosessien ulkoistusautomaatiopalvelun käytöstä yrityksessä on useita kustannuksia ja aikaa säästäviä etuja.
BPO -automaatio edellyttää kolmannen osapuolen yrityksen tai joissakin tapauksissa useiden kolmansien osapuolten yritysten palkkaamista eri liiketoimintaprosesseja varten. Yritys voi esimerkiksi palkata palkka- ja kirjanpitoyrityksen, joka käyttää BPO -automaatiota palkka-, kirjanpito- ja veroilmoitustarpeisiinsa.
Muut liiketoimintaprosessien ulkoistamiseen liittyvät automaatioyritykset hoitavat liiketoimintaprosesseja kaikilla yrityksen osastoilla. Tämä tarkoittaa sitä, että yksi yritys hoitaa asiakkaiden laskutuksen, palkanlaskennan ja yrityksen markkinointi- ja myyntiprosessien automatisoinnin.
BPO -automaation ensisijainen etu on, että se voi säästää yritykselle paljon rahaa. Se vapauttaa yrityksen joutumasta palkkaamaan yksittäisiä työntekijöitä hoitamaan jokaista prosessia. Sen sijaan se sallii yrityksen ulkoistaa nämä tehtävät, jotka tavallisesti työntekijät hoitavat. Tämä säästää yritystä maksamasta palkkoja, palkkoja, sairausvakuutuksia, työntekijöiden korvauksia ja muita etuja. Sen avulla yritys voi myös maksaa vain palveluista, jotka se ulkoistaa BPO -automaatioyritykselle.
BPO -automaatio avaa myös valikoiman palveluita yrityksille, jotka eivät ehkä ole käytettävissä, jos yritys yrittää hoitaa kaikki liiketoimintaprosessinsa yksin. Esimerkiksi sen sijaan, että yrityksellä olisi postihuone tai postihuoneen virkailija, yritys voi sisällyttää saapuvan postin palvelut osana ulkoistamiaan BPO -automaatiopalveluja. Tämä on erityisen houkuttelevaa paperittomille toimistoille, koska BPO -automaatioyrityksen käsittelemä saapuva posti skannaa ja lähettää sähköpostit yrityksen asianomaisille osapuolille tarpeen mukaan.
Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen voi olla hieman kalliimpaa kuin yritys, joka ostaa BPO -automaatio -ohjelmistojärjestelmän. Ohjelmistojärjestelmä itsessään voi kuitenkin vaatia tiettyjen työntekijöiden palkkaamista ja koulutusta, mikä voi kompensoida kustannussäästöjä, jotka aiheutuvat tarpeidesi ulkoistamisesta kolmannelle osapuolelle. Turvallisuus- ja yksityisyyskysymykset ovat kaksi muuta tekijää, jotka on otettava huomioon arvioitaessa BPO -automaatiota. Koska yritys luovuttaa yritystietosi kolmannelle osapuolelle, on tärkeää varmistaa, että kyseessä on hyvämaineinen ja kokenut yritys, jolla on turvatoimet käytössä.